Metode Dan Materi Persidangan perlu secara teratur terlaksana termasuk mengetehui Makna Ketukan Palu Sidang dan Syarat Persidangan
Beritaku.Id, Pendidikan – Kita perlu mengupas tentang Arti, Metode, Syarat serta makna Ketukan Palu 1x atau 3X dalam persidangan. Strategi Memimpin Sidang Sebuah Pertemuan Secara Elegan
Dalam kehidupan berorganisasi baik kampus, maupun organisasi sosial kemasyarakatan, dan terutama dalam lembaga formal, maka menjadi budaya persidangan, bermula pada ketukan palu sidang.
Metode Persidangan Dan Ketukan Palu Sidang
Sebagai simbolisasi pengambilan keputusan ataupun kebijakan rapat yang menjadi keputusan organisasi.
Namun sebelum membahas tentang Ketukan Palu, maka terlebih dahulu, kita memberikan arti dari persidangan itu sendiri.
Arti atau Definisi Metode Dalam Persidangan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan Arti Sidang, Yakni :
- Pertemuan untuk membicarakan sesuatu; rapat: — itu dihadiri oleh semua anggota;
- Segenap anggota dewan dan sebagainya: — hakim; — pengarang; — pengurus;
- Orang banyak; publik; para (untuk menyatakan banyak); sekalian: — jemaah; — pembaca (pendengar);
- Dewan; majelis
Dari pengertian tersebut, terdapat 4 pengertian sidang, namun secara umun bahwa sidang pada hakikatnya adalah orang banyak yang berkumpul.
Berkumpul untuk membicarakan dan memutuskan hal-hal yang akan menjadi suatu ketentuan, atau aturan yang mengikat untuk semua orang dalam organisasi.
Atau juga mengikat sebagai suatu kebijakan resmi atau formal.
Ketika orang-orang tersebut secara formal membahas satu kebijakan penting, maka orang tersebut biasanya melakukan persidangan.
Jadi sampai dalam pembahasan ini, kita bisa menyimpulkan perbedaan sidang dan persidangan, jika sidang itu adalah kata benda atau objek, maka persidangan adalah kata kerja.
Syarat Pelaksanaan dan Metode Sidangan
Dalam melakukan sebuah pertemuan, maka membutuhkan syarat persidangan yang mutlak, yakni:
- Pimpinan sidang
- Peserta Sidang
- Kelengkapan Sidang
Pimpinan sidang yang kita maksud adalah yang membacakan atau mengarahkan sidang yang akan terlaksanakan, dalam organisasi atau lembaga.
Untuk syarat ini biasanya pemimpin pertemuan tersebut berasal Pimpinan Organisasi atau Instansi.
Pimpinan sidang adalah terpilih sebelumnya, sebagai unsur pimpinan organisasi.
Dalam hal Pimpinan tersebut, bisa berbentuk personal ataupun berbentuk dewan, pengertian personal ini sudah jelas, tapi dewan maksudnya adalah gabungan beberapa orang.
Untuk pimpinan pertemuan yang berbentuk dewan, maka biasa kita sebut juga dewan pimpinan sidang berbentuk Steerring Committe (SC).
Persidangan Dan Ketukan Palu Oleh SC
SC itu sendiri merupakan pengarah, yang keberadaannya lebih mengetahui atau menguasai topik yang akan menjadi bahasan dalam pertemuan tersebut.
Peserta Sidang, adalah orang yang akan menjadi pendengar, penyanggah, pemberi saran atau bagian dari komponen penting dalam pelaksanaan kebijakan yang akan terlaksana.
Dalam hal organisasi, maka peserta sidang biasanya merupakan anggota organisasi. Dalam hal pengambilan kebijakan dengan sistem Voting (pengambil keputusan dengan memberikan suara), maka jumlah mereka menentukan arah kebijakan kelompok tertentu.
Kelengkapan Sidang, yang kita maksud adalah alat atau benda yang kita butuhkan saat melakukan sidang.
Kalau kita mau merujuk pada persidangan seperti pengadilan dan sebagainya, terdapat syarat 17 kelengkapan sidang namun untuk organisasi dan sebagainya, bisa tidak sebanyak itu.
Kelengkapan Dalam Pembahasan Materi Persidangan
Dalam hal memembahas berbagai materi sebuah persidangan, maka kita membutuhkan kelengkapan atau alat sidang, yakni :
- Palu sidang,
- Meja Dan Kursi Sidang
- Konsideran Sidang,
- Jam,
- Bendera Negara dan Bendera Organisasi
- Mic atau “Sound System”
- Spanduk atau Tanda Pengenal lain.
Pada pertemuan dengan jumlah lebih dari 50 orang, maka ketentuan kebutuhan perlengkapan tersebut sebelumnya sudah seharusnya menjadi sebuah priopritas untuk pemenuhan.
Ketukan Palu Sidang
Palu sidang sebagai simbol sidang itu sendiri, adalah benda yang memiliki makna dalam, pada setiap ketukannya, sebab ketukan palu adalah simbol sebuah keputusan.
Seorang pimpinan sidang yang paham makna sidang, akan sangat hati-hati dalam penempatan palu sidang, serta menjaga palu sidang tersebut.
Meja dan kursi sidang, ini juga hal yang harus menjadi perhatian dalam pertemuan, sebab duduk melantai dan memakai palu sidang, kelihatannya ganjil dan aneh.
Apakah boleh bersidang sambil duduk melantai?
Hal ini menjadi perdebatan, dalam konteks mengadopsi metode sidang, maka semua sidang dengan kelengkapan sidang seperti yang ada sebelumnya, maka seharusnya menyediakan kebutuhan Meja dan Kursi Sidang.
Pengaturan dan posisi meja sidang, menjadi simbolitas visual, posisi pimpinan sidang dengan yang lainnya, sehingga ketika kita melakukan dengan melantai, maka tidak tervisualisasi antara peserta dan pimpinan sidang.
Konsideran, adalah seperangkat berkas sebagai tempat untuk mengisi dan menulis sebuah kebijakan atau keputusan.
Dalam konsideran, berisi konsideran yakni latar atau landasan pengambilan kebijakan. Sementara itu diktum atau isi sebuah kebijakan.
Dan isi dalamnya kita sebut sebagai Surat Keputusan atau Surat Teguran atau apapun namanya dalam hal suatu kebijakan.
Tanpa Considerant tersebut, maka persidangan berarti tidak valid, karena tidak ada pembacaan keputusan.
Jam, bisa berbentuk arloji atau handphone. Tapi sebaiknya Jam dinding, kenapa?
Padahal pada dunia teknologi seperti sekarang, ada handphone, ataupun artloji yang kita pakai.
Itu benar, akan tetapi jam dinding tujuannya adalah alat penghitung waktu. Yang bisa kita lihat oleh Pimpinan sidang dan Peserta Sidang, secara akurat, tanpa perbedaan waktu.
Atribut Persidangan
Bendera, jika ada bendera organisasi maka sebelumnya harus ada bendera negara Republik Indonesia, ini tidak perlu menjadi bantahan, sebagai rasa nasionalisme dan pelaksaan aturan negara yang berlaku.
Ganjil, ketika hanya bendera organisasi atau bendera pataka organisasi yang ada dalam sidang tapi bendera merah putih terabaikan.
Mic atau sound system, untuk menghemat tenaha pimpinan sidang saat memimpin sidang.
Adapun sound system harus menjadi perhatian, akan kejernihan suara, dan kualitas alat itu sendiri, sebab dengan menggunakan sound system yang kacau, malah merusak suasana petemuan.
Spanduk atau Tanda Pengenal Lain, bisa berbentuk spanduk bentang ataupun backdrop, menyesuaikan latar pada posisi meja dan kursi sidang.
Hal ini penting sebab pertemuan besar dengan metode sidang tanpa spanduk, maka kelihatannya juga agak ganjil.
Makna Dari Metode Ketukan Palu Persidangan
Jangan memandang remeh palu sidang, sebab gesekannya atau ketukannya menyentuh meja sidang adalah sebuah ketukan.
Pimpinan sidang profesional sangan memahami maksud dari hal tersebut, sebab mereka menjaga posisi palu sidang pada posisi sebaik mungkin.
Adapun ketukan palu sidang yang harus kita ketahui adalah: ketukan 3x (tiga kali), 1x (satu kali).
Makna ketukan 3 kali adalah Pembukaan dan Penutupan Sidang, atau pengambilan kebijakan penting maka ketukan sidang harus 3x, hal ini menjadi ketentuan berlaku internasional.
Sementara ketukan 1 kali, adalah kita lakukan saat menskorsing persidangan.
Metode Memimpin Persidangan
Dalam hal memimpin sidang, maka seseorang harus menguasai apa materi sidang yang akan menjadi bahasan, siapa peserta sidang itu sendiri, dan menguasai Metodenya.
Pimpinan Sidang harus menguasai jalannya Sidang, maka kita membutuhkan kemampuan khusus, dalam menjalankan metode tersebut.
Artinya, seorang pimpinan sidang harus sampai pada tujuan sidang, yakni mengambil sebuah keputusan.
Sebelum memulai untuk berbicara maka terlebih dahulu pimpinan sidang harus memperhatikan segala bentuk kelengkapan Sidang yang ada pada meja sidang: Palu, Konsideran dan Mic Atau Soundsystem.
Ketika menuju meja pimpinan sidang. Harus kelihatan percaya diri. Dan menguasai sidang yang akan berlangsung, tidak boleh kelihatan lemah.
Metode Sidang Dan Ketukan Palu Membuka/Menutup
Adapun metode memimpin sidang (Metode persidangan dan Ketukan Palu Sidang) Membuka atau Menutup adalah;
Strategi Sidang Membuka Dengan Ketukan Palu
Cara Membuka Sidang:
- Periksa Mic sebelum berbicara, sebab memperbaiki baik, ketika sidang berlangsung, kurang menarik,
- Berikan salam, dengan nada percaya diri (tidak harus volume suara tinggi), Assalamu Alaikum War. Wab, atau Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam.
- Dengan Ucapan Bismillahirrahmanirrahim, maka Sidang “apa namanya” dengan ini Saya Nyatakan DIBUKA. Selanjutnya lakukan Ketukan Palu 3 Kali (Tok-Tok-Tok)
- Kalimat pembuka, Syukur Kepada Allah SWT, Sholawat Kepada Rasulullah SAW, atau sesuai dengan keyakinan dan kepercayaan masing-masing.
- Para peserta sidang yang saya hormati dan seterusnya (silahkan mengarahkan sidang yang telah terbuka).
Metode, Cara Menutup Sidang
Pada sidang yang berlangsung dan akan ditutup, yakni :
- Jangan lupa bacakan Konsideran yang telah dibuat, setelah itu tetap berikan ketukan palu sebagai keputusan diakhir pembacaan konsideran.
- Dengan Ucapan Alhamdulillahirobbil Alamin, maka dengan kita atau saya nyatakan Sidang “apa namanya” dinyatakan DITUTUP, disertai dengan ketukan Palu 3 Kali (Tok-Tok-Tok)
- Assalamu Alaikum War.Wab atau Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam.
Metode, saat menutup sidang, ketuk dulu palu menutup sidang, setelah itu beri salam, sebab dalam segala hal, salam adalah pembuka (saat pembukaan) kemudian salam adalah akhir (saat penutupan).
Demikian arti, syarat dan metode persidangan serta makna ketukan palu, dalam artikel ini, selamat mencoba.
