Cara Memimpin atau Strategi Sidang atau pertemuan atau Persidangan. Adalah upaya transaksional informasi yang di pimpin oleh pimpinan sidang untuk Memimpin.
Beritaku.Id, Organisasi – Strategi dan cara Memimpin Sidang bagi seorang pimpinan sebuah pertemuan. Seperti memainkan ombak. Bisa ada angin sepoi. Atau badai yang menelan semua. Lebur tanpa jejak.
Memegang palu sidang, yang mungil itu, Merupakan peluang sekaligus tantangan, menjadi kekuatan dan bisa juga menjadi kelemahan seseorang.
Jika seorang pemimpin sidang tidak elegan dalam memimpin sidang. Penampilan anggun memesona saja tidak cukup untuk itu.
Seorang pimpinan sidang dianggap memiliki kemampuan. Dan strategi serta cara dalam hal mengendalikan sebuah forum atau pertemuan atau rapat/sidang.
Menjinakkan peserta forum, untuk tidak menghasilkan gemuruh dan ledakan peserta.
Setelah dipahami secara bersama Definisi dan Bentuk dari 6 Struktur Organisasi Serta Keprotokoleran dan 3 Macam Persidangan Organisasi
Selanjutnya akan dipraktikkan pada pelaksanaan persidangan.
Strategi Dan Cara Dasar Memimpin Sidang
Pemimpin sidang atau pimpinan sidang, memiliki power dalam sebuah persidangan atau rapat.
Namun tidak sedikit. Pemimpin sidang yang dipermalukan karena ketidak mampuannya untuk mengendalikan jalannya persidangan.
Pemimpin rapat dalam sebuah pertemuan, seidealnya memiliki kemampuan atau cara dan metode untuk mengarahkan jalannya persidangan yang akan dilaksanakan.
Pimpinan atau pemimpin sidang memberikan warna persidangan atau pertemuan itu sendiri. Sehingga dalam mengemban amanah persidangan harus memiliki kemampuan “lebih” dalam adaptasi.
Cara Pemimpin atau Pimpinan Sidang Harus Mencapai Tujuan
Sidang atau pertemuan harus menghasilkan sebuah keputusan rapat, sesuai dengan apa yang direncanakan, alasan pertemuan atau persidangan dilaksanakan, seharusnya terjawab dengan sebuah keputusan rapai.
Meski harus diketahui, bahwa dalam organisasi, hasil keputusan rapat adalah sebuah kebijakan organisasi.
Hasilnya sepakat untuk sebuah kemufakatan atau sepakat untuk tidak bersepakat, sepanjang itu adalahs ebuah keputusan, melalui mufakat atau voting.
Persidangan dilakukan bergantung pada aturan organisasi yang berlaku, dan hal ini bisa dilihat pada AD/ART organisasi tersebut.
Pertemuan yang dilaksanakan secara sisteatis tersebut dalam bentuk rapat, merupakan forum pengambilan kebijakan atau keputusan.
Pimpinan sidang atau Pemimpin persidangan, harus memiliki kemampuan nalar, apakah rapat ini berhasil, dalam waktu 60 detik pertama memimpin rapat.
Semua pemimpin sidang atau pimpinan rapat, memiliki 1 misi, yakni berhasil dalam memimpin suatu sidang dan ini butuh strategi. Baik ditinjau secara subjektif maupun dalam persfektif objektif.
Metode Dan Strategi Dalam Memimpin Sidang
Disamping perlengkapan sidang yang harus dilengkapi, seperti pada artikel ini (klik), maka seorang pimpinan sidang harus memiliki beberapa strategi atau kemampuan. Diantaranya :
Pertama, Kepercayadirian atau kepercayaan diri
75% keberhasilan rapat terletak pada kepercayadirian atau kepercayaan diri seorang pimpinan sidang.
Pimpinan sidang adalah pilot sebuah pesawat, atau rel kereta persidangan.
Cara mengendaikan, atau cara menyusu sistematika pertemuan, akan menghasilkan persidangan sesuai dengan tujuan.
Seorang pimpinan sidang, jangan terlihat menyalahkan orang lain di awal sidang. Ingat rumus 60 detik pertama?
Ucapan salam, dan wajah yang berseri, raut muka yang lebih bersahabat.
Pemimpin sidang, bukanlah seorang hakim sebuah pengadilan, dan palu sidang memegang fungsi komando sebuah keputusan, namun tidak berarti pimpinan sidang seperti seorang hakim.
60 Detik pertama, adalah memperlihatkan kepada peserta tentang identitas dan kemampuan dalam hal strategi dan cara memimpin suatu persidangan.
Paragraf sebelumnya, jangan salahkan orang lain, misalnya peserta terlambat, atau suasana rapat yang panas, atau peserta yang ribut.
Pimpinan sidang, tidak menggunakan palu sidang untuk mengetuk berulang meja hanya untuk menghentikan atau mengadili mereka.
Rubah mengadili yang tidak hadir dengan mengapresiasi yang hadir.
Contoh bahasanya: Saya tidak paham ini yang tidak hadir, padahal sudah diundang rapat jauh hari sebelumnya.
Menjadi
Terima kasih kepada yang telah hadir atas undangan ini, sesuai dengan waktu rapat dimulai pda saat ini (jika sesuai waktu diundangan).
Atau terjadi kekacauan peserta rapat, misalnya ruangan panas.
Bahasa negatif pimpinan sidang: Saya sudah sampaikan kepada panitia pelaksana agar disiapkan pendingin ruangan, tapi nyatanya tidak disiapkan.
Menjadi
Permohonan maaf kepada peserta, atas hal ini, tidak ada unsur kesengajaan dengan kejadian yang seperti ini.
60 detik pertama, seorang pimpinan sidang harus mampu mengambil hati peserta rapat.
Percaya diri seorang pimpinan sidang, bergantung dengan kemampuan menguasai pokok bahasan dan produktifas (baca di bagian berikutnya).
60 detik pertama adalah upaya pimpinan sidang menyapa seluruh hadirin, dan puji sewajarnya.
Misalnya :
Sebelum kita melanjutkan rapat, izinkan saya menyapa Bapak Ketua Umum. Jangan lupa mengarahkan pandangan dan muka kepada subjek. Sambil menyapa dengan lembut “apa kabar pak?”, jawabannya umum dia akan tersenyum, seketika peserta rapat akan memberikan tepuk tangan.
Tepuk tangan dan reaksi hadiri kalau dianggap hadirin itu adalah air, maka airnya ikut arus pimpinan sidang.
60 detik pertama, jangan lupa menyapa tokoh-tokoh sentral dalam pertemuan, sebab tokoh yang secara gerak tubuh mendukung pimpinan sidang, membuat peserta akan terarah.
Jangan terlihat kaku, santai namun output harus serius.
Kedua, Pimpin Sidang Sistematis dan Terorganisir
Sistematis dan terorganisir, adalah kesatuan utuh dan berjalan sesuai dengan porosnya atau arusnya.
Suatu rapat atau pertemuan, harus sistematis dalam persiapan rapat, dan terorganisir dalam suplai surat atau pembertahian.
Juga yang tidak kalah penting adalah tema atau tujuan rapat atau pertemuan itu sendiri.
Jangan tiba masa tiba akal, atau melakukan sesuai secara spontanitas, kalau itu adalah sebuah rapat organisasi.
Kecuali rapat dalam kondisi darurat.
Misalnya rapat/pertemuan terbatas untuk penanganan Covid-19 atau Qif-19, secara darurat atau emergensi.
Tapi beda konteks kalau pertemuan atau sidang pertemuan berupa kebijakan pergantian ketua atau pengurus, maka kegiatannya harus terencana.
Ketiga Bahasa Pempimpin Sidang Produktif
Bahasa produktif adalah dengan membahas atau menggunakan bahasa yang segar, atau ide baru atau ucapan yang menyenangkan.
Harus menggunakan bahasa yang pada tema pembahasan dengan bahasa atau kalimat dengan ide inovatif, atau yang baru buat peserta.
Jikapun tidak memiliki ide terbaru, maka buat yang menyenangkan.
Jangan membuang garam kelaut.
Jangan menjelaskan sesuatu pada ahlinya, takutnya yang mendengarkan penjelasan jauh lebih menguasai apa yang dijelaskan.
Jangan kelihatan cerdas pada bidang kelautan pada seorang professor kemaritiman, dan sebagainya.
Jika tidak mampu memberikan ide baru, atau yang segar maka berikan bahasa yang menyenangkan peserta.
Keempat Fokus Sidang Yang Benar
Fokus untuk hal yang benar, maksudnya adalah fokus pada tema, ide dan tujuan rapay itu sendiri, misalnya rapat dilaksanakan dengan Agenda Membahas Tentang Pembuatan Sekretarit Organisasi.
Maka fokusnya diarahkan kepembuatan sekretariat, bukan dengan membahas hal lain yang tidak berhubungan.
Kenapa demikian?
Sebab pada beberapa pertemuan, seorang peserta mampu mengubah arah pertemuan, ke tema mereka yang pada dasarnya tidak memiki konten kuat dengan agenda.
Disini seorang pimpinan sidang harus mampu bersikap, benar dengan fokusnya.
Meski tidak harus mengatakan, ide saudara tidak sesuai agenda.
Ganti dengan bahasa (puji idenya), ide yang saudara atau bapak sampaikan adalah ide yang bagus atau hebat, dan saya kira akan masuk pada pembahasan di agenda atau pertemuan berikutnya.
Kelima, Palu Sidang Adil Buat Semua
Adil buat semua maksudnya adalah memimpin sidang, jangan memiliki pronsip like or dislike, suka atau tidak suka, melainkan like All.
Anggap semua adalah sahabat atau teman berdiskusi dalam sebuah pemecahan masalah.
Meski pada dasarnya, ada peserta sidang yang memiliki masalah pribadi dengan pimpinan sidang.
Berpikir positif terhadap kehadirannya, jangan mengganggu pikiran dengan menjadikan dia atau mereka sebagai beban.
Percaya diri akan terkelupas habis oleh kebencian pada peserta, membuat pimpinan sidang keluar dari rel persidangan.
Beri kesempatan secara adil kepada peserta untuk menyampaikan pendapat, dan adil dalam membatasi pembicaraan peserta.
Pada kondisi adil dalam membatasi, disini dibutuhkan kemampuan berpikir cepat, pimpinan sidang dalam memotong pembicaraan peserta.
Keenam, Bersikap Inklusif
Jangan terlalu ekslusif, buat mereka terlibat langsung dalam pertemuan, dan buat mereka dibutuhkan dalam memberikan ide.
Berikan mereka ruang dan waktu untuk berbicara, menyampaikan pendapat.
Seorang pimpinan sidang, kadang hebat menyesaikan masalah, ketika masalah yang terjadi antara peserta dengan peserta.
Namun kadang seorang pimpinan sidang gagal menyelesaikan masalah ketika pimpinan sidang yang mendapat tekanan dari peserta.
Pimpinan sidang jangan terjebak dengan jebakan peserta untuk berdebat kusir.
Tetap jalankan proses persidangan, peserta yang telah melakukan “serangan kepada petugas sidang”, biasanya mendapatkan sanggahan tiba-tiba dari peserta lain.
Pimpinan sidang jangan terjebak dengan jebakan peserta untuk berdebat kusir.
Ketujuh, Buat Skema Umum Tujuan Rapat
Nah, tujuan rapat biasanya menjadi agenda rapat, namun skema yang dimaksud disini, seorang pimpinan sidang memiliki buku atau kertas catatan.
Untuk menulis atau mengambil ide-ide dari peserta, dan hal ini mengharuskan seorang pimpinan yang memiliki kemampuan nalar dan mengingat yang baik atau bagus.
Jadi itulah yang menjadi beberapa bagian strategi untuk memimpin sidang pertemuan dengan cara elegan.
Perlu diingat bahwa pimpinan sidang adalah bintang, yang menjadi pusat perhatian peserta, sekaligus pelayan, untuk melayani isi pesan peserta.
Pertemuan adalah kegiatan transaksional komunikasi peserta.
Tawar menawar pikiran dalam sebuah pertemuan, adalah sesuatu yang pasti terjadi.
Prinsip menghadapi konsumen, bahwa setiap konsumen memiliki selera yang berbeda-beda dalam setiap agenda.
Hargai perbedaan, dan pertemukan (transaksikan) semua selera yang ada untuk mencapai tujuan atau agenda yang dilaksanakan.
Ambil kesimpulan yang bermutu, dan produktif, Sebab elegansi akan terlihat sebagai output dari strategi yang baik dalam memimpin sidang.
Sumber Lain : Cambride
