Organisasi perusahaan terbuka memiliki struktur dalam menentukan arah dan alur komunikasi perusahaan demi menjaga kesinambungan lembaga dan pelayanan kepada masyarakat umum.
Beritaku.id, Organisasi dan Komunikasi – Semua organisasi baik dalam bentuk birokrasi maupun swasta membutuhkan struktur yang baik.
Struktur Organisasi dan Peran Penting di Dalam Perusahaan
Struktur rganisasi bukan hanya gambar di atas kertas yang dibagi-bagikan kepada semua karyawan. Ia memiliki peran yang sangat penting. Semakin besar organisasi, semakin besar peran struktur organisasi, apalag sebuah perusahaan terbuka.
Bahkan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) sampai memberikan menerbitkan banyak peraturan terkait dengan struktur organisasi yang wajib dipatuhi oleh perusahaan publik dan perusahaan terbuka.
Satu di antaranya yaitu POJK nomor 21 tahun 2015 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Terbuka. Kenapa malah tentang tata kelola? Karena struktur organisasi yang baik akan menjamin tata kelola yang baik juga. Hal ini akan dijelaskan secara mendetail di bawah.
Struktur Organisasi dan Fungsinya
Struktur organisasi secara sangat sederhaa telah di gambarkan oleh Robbin (2003): “Struktur organisasi adalah rantai perintah yang di gambarkan secara grafis dengan menggunakan bagan organisasi.” Hal ini di jelaskan lebih detail oleh beberapa ahli lainnya.
Menurut Robbins dan Coulter (2007), struktur organisasi adalah kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan di bagi-bagi, di kelompokkan dan di koordinasikan.
Menurut Siswanto (2005), struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktivitas yang beraneka ragam yang di hubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja.
Baca Juga Beritaku: Organisasi Profesi Guru, Definisi, Sejarah, Golongan & Kode Etik
Struktur Organisasi Dan Manfaatnya
Dari sini dapat di rangkum apa saja yang menjadi manfaat dan fungsi dari struktur organisasi.
Menjelaskan Tugas dan Tanggung Jawab Masing-masing Bagian Struktur Organisasi
Melalui struktur dapat terlihat bagaimana tugas dan tanggung jawab setiap orang di dalam organisasi dalam hal ini perusahaan. Seorang direktur yang di gambarkan berada di atas para manajer artinya bertugas untuk mengkoordinasikan kerja para manajer tersebut.
Direktur Keuangan jelas berhubungan dengan hal-hal terkait keuangan, sementara Direktur Pemasaran yang terkait pemasaran. Tentu masing-masing posisi harus memiliki deskripsi kerja yang lebih detail untuk menjelaskan terperinci tugasnya. Akan tetapi dengan melihat sekilas struktur organisasi, seseorang seharusnya sudah dapat memiliki gambaran umum tentang apa yang di kerjakan oleh masing-masing posisi tersebut.
Selain menjelaskan tugas masing-masing, struktur organisasi memampukan semua orang untuk melihat perannya di dalam perusahaan. Tidak ada posisi yang tidak terkoneksi dengan posisi lainnya di dalam perusahaan. Artinya semua posisi berperan dalam kinerja perusahaan, entah besar, entah kecil.
Struktur organisasi juga memungkinkan setiap orang mengetahui kepada siapa mereka bertanggung jawab. Staf Keuangan yang garisnya menuju Manajer Keuangan, artinya bertanggung jawab kepada Manajer Keuangan, yang pada gilirannya bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan.
Memperjelas Pembagian Tugas dan Wewenang di Struktur Organisasi
Staf Keuangan bertanggung jawab pada Manajer Keuangan. Artinya Manajer Keuangan memiliki hak dan kewajiban untuk membagikan sebagian dari tugas-tugasnya sendiri kepada Staf Keuangan. Seiring dengan pembagian tugas itu, di berikan pula sebagian dari wewenangnya agar Staf Keuangan mampu untuk menjalankan tugasnya dengan maksimal.
Sebaliknya Manajer Pemasaran jelas tidak memiliki hak untuk menyuruh Staf Keuangan melakukan tugas-tugas berkenaan dengan Pemasaran, misalnya promosi. Apabila Manajer Pemasaran membutuhkan sesuatu bantuan terkait dengan keuangan yang mungkin dapat di kerjakan oleh Staf Keuangan, ia tidak boleh menyuruhnya secara langsung. Manajer Pemasaran harus meminta bantuan kepada Manajer Keuangan yang pada gilirannya akan menyuruh Staf Keuangan melakukan tugas tersebut.
Menghindari Konflik dalam Struktur Organisasi
Fungsi kedua tadi, yaitu pembagian tugas dan wewenang yang jelas, membuat konflik-konflik organisasional dapat di hindari. Bayangkan kalau semua orang dapat menyuruh semua orang mengerjakan semua hal. Bagaimana kacaunya organisasi itu, dan betapa banyaknya konflik di dalamnya. Struktur organisasi memungkinkan komunikasi dalam organisasi berjalan tanpa konflik berarti.
Baca Juga Beritaku: Komunikasi Organisasi: Pengertian, 16 Fungsi, 4 Jenis Arah & Contoh
Tata Kelola Perusahaan yang Baik
Struktur organisasi sangat berkaitan dengan tata kelola perusahaan yang baik atau dalam bahasa inggrisnya good corporate governance (GCG).
Sebelumnya kita perlu memahami dulu arti GCG. Menurut OJK, GCG adalah struktur dan proses yang di gunakan dan di terapkan organ Perusahaan untuk meningkatkan pencapaian sasaran hasil usaha dan mengoptimalkan nilai perusahaan bagi seluruh pemangku kepentingan secara akuntabel dan berlandaskan peraturan perundang-undangan serta nilai-nilai etika.
Jadi GCG adalah sebuah struktur yang di dalamnya termaktub proses-proses terkait struktur tersebut. GCG juga bertujuan untuk memastikan semua pemangku kepentingan di penuhi kebutuhannya oleh perusahaan. Maka struktur organisasi dalam GCG harus di rancang sedemikian rupa untuk mampu mencapai tujuan tersebut.
5 Prinsip GCG
Prinsip-prinsip GCG ada 5 (lima) yaitu transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, independensi serta kewajaran dan kesetaraan. [RS4] Bagaimana struktur organisasi menyesuaikan dengan kelima prinsip tersebut?
Transparansi (Transparancy)
Menerapkan prinsip transparansi artinya perusahaan harus menyediakan informasi yang material dan relevan bagi para pemangku kepentingan. Struktur informasi dengan nomenklatur yang jelas, garis-garis wewenang tak terputus dan tidak tumpang tindih, serta nama pemegang nomenklatur masing-masing adalah salah satu penerapan prinsip ini.
Akuntabilitas (Accountable)
Prinsip ini menegaskan bahwa semua yang di lakukan oleh Perusahaan harus dapat di pertanggungjawabkan. Perusahaan harus di kelola dengan benar, secara terukur sesuai visi misi serta nilai-nilai perusahaan. Pengelolaan perusahaan juga harus memperhitungkan kepentingan pemegang saham dan pemangku kepentingan lain. Siapa yang bertanggungjawab kepada siapa harus mampu di jelaskan oleh struktur organisasi.
Pertanggungjawaban (Responsibilities)
Perusahaan harus mempertanggungjawabkan semua keputusan dan kegiatannya di hadapan peraturan perundang-undangan serta terhadap masyarakat dan lingkungan sehingga dapat terpelihara kesinambungan usaha dalam jangka panjang dan mendapat pengakuan sebagai warga korporasi yang baik.
Di dalam perusahaan, ada bagian-bagian yang bertanggungjawab terhadap kelompok pemangku kepentingan yang berbeda-beda. Divisi Legal misalnya tentu bertanggungjawab atas kepatuhan perusahaan terhadap semua peraturan terkait. Divisi keuangan, bertanggungjawab kepada komunitas investor, dan seterusnya.
Independensi (Independency)
Artinya masing-masing posisi di dalam perusahaan bergerak secara independen, tidak saling tumpang tindih dan tidak dapat di intervensi oleh pihak lain. Ini secara gamblang dapat terlihat di dalam struktur organisasi. Karena itu struktur di buat sedemikian rupa untuk memastikan prinsip ini.
Kewajaran dan Kesetaraan (Fairness)
Kepentingan pemegang saham dan pemangku kepentingan lainnya harus di perhatikan secara setara dalam kewajaran. Ini mungkin tidak secara eksplisit di tunjukkan oleh struktur organisasi, tapi secara tersirat akan nampak dari deskripsi kerja masing-masing bagian perusahaan.
Bagian-bagian Wajib dalam Organisasi
Seperti apa struktur organisasi yang wajib di dalam perusahaan publik dan perusahaan terbuka?
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Badan tertinggi di dalam sebuah perusahaan adalah RUPS. Ini bukan peraturan OJK, melainkan lebih tinggi lagi yaitu Undang-undang nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
RUPS berhak mengambil keputusan-keputusan yang tidak di miliki oleh bagian lain manapun di dalam perusahaan.
Termasuk di dalamnya adalah memutuskan akuisisi, penambahan modal, divestasi dan pengangkatan atau pemberhentian direksi dan dewan komisaris. Semua keputusan RUPS sah secara hukum oleh akta notaris.
OJK memastikan bahwa setiap pemegang saham memiliki hak untuk berpartisipasi dalam RUPS.
Pemegang saham juga memiliki hak untuk memanggil RUPS, walaupun ia atau mereka bukan pemegang saham pengendali.
Karena pentingnya RUPS, maka OJK merekomendasikan secara kuat supaya seluruh anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris Perusahaan Terbuka hadir setidak-tidaknya dalam RUPS Tahunan.
Kehadiran seluruh anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris Perusahaan Terbuka bertujuan agar terjadi komunikasi yang baik antara anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris dan para pemegang saham. Di harapkan pula mereka dapat memperhatikan kekuatiran, menjelaskan permasalahan, dan menjawab pertanyaan secara langsung dari pemegang saham.
Baca Juga Beritaku: Induk Organisasi Sepak Bola Dunia & Indonesia, Mandul Selama 90 Tahun
Dewan Komisaris
Mewakili RUPS dalam kegiatan sehari-hari adalah Dewan Komisaris.
Dewan Komisaris bertugas untuk mengawasi pelaksanaan pengelolaan perusahaan oleh Direksi dan menjaga kepentingan pemegang saham dan pemangku kepentingan.
Di dalam RUPS Tahunan Dewan Komisaris mempertanggung jawabkan kinerja pengawasan tersebut kepada para pemegang saham.
Karena perusahaan terbuka memiliki pemegang saham minoritas, maka OJK mewajibkan perusahaan terbuka memiliki komisaris independen setidak-tidaknya 30% dari jumlah total komisaris.
Gunanya adalah memastikan kepentingan pemegang saham minoritas tetap terlindungi.
Untuk membantu tugas pengawasan khususnya di bidang keuangan, maka Dewan Komisaris wajib membentuk Komite Audit. Komite Audit di kepalai oleh Komisaris Independen dan bertanggungjawab kepada Dewan Komisaris. Salah satu tugasnya adalah memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan telah sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku.
Pemilihan serta remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi dapat menjadi isu besar dalam perusahaan. Pemilihan orang-orang yang kurang tepat untuk duduk di jajaran tersebut akan melemahkan pengelolaan perusahaan.
Remunerasi yang berlebihan akan merugikan pemegang saham, namun sebaliknya bila di bawah standar, akan mengurangi motivasi kerja anggota dan Dewan Komisaris.
Untuk itu OJK merekomendasikan dibentuknya Komite Nominasi dan Remunerasi yang bertanggungjawab kepada Dewan Komisaris. Bila dirasa sulit, maka setidaknya ada fungsi nominasi dan remunerasi yang berada di bawah tanggungjawab Dewan Komisaris.
Direksi
Bertugas untuk mengelola perusahaan. Direksi dikoordinasikan oleh seorang presiden direktur yang dapat dibantu oleh wakil presiden direktur.
Tugas mereka secara bersama-sama adalah memastikan pengelolaan perusahaan berjalan dengan baik, misi perusahaan tercapai, dan aktivitas sehari-hari sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Keragaman dalam komposisi keanggotaan direksi dibutuhkan agar keputusan yang diambil sudah didiskusikan secara komprehensif.
Direksi juga dituntut pertanggunganjawabnya secara bersama-sama terhadap semua hal yang terjadi di dalam perusahaan di depan hukum. Jadi bila perusahaan dituduh korupsi, direksi, khususnya direktur utama harus menghadap pengadilan untuk menerima konsekuensinya.
Sekretaris Perusahaan
Untuk memastikan semua aktivitas di dalam perusahaan sesuai dengan prinsip-prinsip GCG, maka OJK mensyaratkan adanya Sekretaris Perusahaan. Ia bertanggungjawab kepada Direksi dan Dewan Komisaris.
Peraturan OJK nomor 35 tahun 2014 menetapkan tugas-tugas minimum seorang Sekretaris.
Pertama ia harus mengikuti perkembangan pasar modal. Kedua ia wajib memberi masukan pada Direksi serta Dewan Komisaris dalam mematuhi peraturan perundangan di pasar modal. Ketiga, ia membantu Dewan Komisaris dan Direksi dalam pelaksanaan tata kelola. Keempat ia menghubungkan perusahaan dengan pemegang saham dan pemangku kepentingan lain.
Unit Audit Internal
Direksi juga wajib untuk membentuk Unit Audit Internal. Tugasnya adalah untuk mengawasi pelaksanaan pengendalian internal sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Hasilnya adalah rekomendasi di dalam sistem pengendalian internal. Unit Audit Internal harus mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direksi. Dalam pekerjaannya, ia bekerjasama dengan Komite Audit.
Unit Manajemen Risiko
Di bawah direksi harus pula dibentuk Unit Manajemen Risiko yang tugasnya adalah mengidentifikasi risiko, mempersiapkan rencana mitigasi risiko, mengevaluasi dan mengukur dampak risiko, serta menyusun panduan untuk meminimalkan risiko. Risiko dimaksud dapat berkisar dari risiko finansial sampai dengan risiko operasional.
Beritaku.id, Kajian Pusataka, Global
