Organisasi berbadan hukum tentu lebih aman dan nyaman bagi anggota maupun masyarakat. Untuk mencapai tahapan organisasi legal, maka terdapat beberapa syarat dan prosedur pendirian.
Beritaku.id, Organisasi dan Komunikasi – Sekumpulan orang dengan visi dan misi yang sama tentu mampu mengubah dunia. Ibarat semut yang selalu berkelompok mengangkut makanan, pada akhirnya mampu menjaga eksistensinya hingga sekarang. Itulah organisasi.
Oleh Tika (penulis organisasi)
Tahapan Pendirian Organisasi
Manusia sebagai makhluk sosial tidak lepas dari ketergantungannya kepada manusia lain ataupun makhluk hidup lainnya. Dalam hubungannya dengan makhluk lain, manusia memiliki aturan atau pranata. Tujuannya adalah menciptakan tatanan masyarakat yang baik dan benar.
Manusia-manusia kemudian hidup dalam kelompok. Mereka menunjukkan eksistensinya dalam kelompok tersebut untuk mencapai sebuah tujuan bersama. Inilah kemudian yang populer dengan sebutan organisasi. Yakni merupakan wadah untuk sekelompok manusia menyalurkan aspirasi demi tujuan bersama.
Organisasi tidak serta merta berdiri begitu saja maupun berjalan begitu saja. Dalam pembentukannya memerlukan tahapan-tahapan dan pengatur agar kegiatannya berjalan sebagaimana mestinya.
Adapun tahapan-tahapan pembentukan organisasi meliputi:
1. Tahapan Pendirian Organisasi: Musyawarah Pemilihan
Sekelompok manusia terdiri atas beberapa orang. Mereka berdiskusi atau bermusyawarah terlebih dahulu mengenai jenis organisasi, tujuan, anggota, serta kepengurusan. Tentu semuanya dengan tujuan menjaga eksistensi organisasi.
Adanya ketua maupun wakil ketua merupakan penanggung jawab segala kegiatan organisasi. Mereka adalah orang-orang yang kompeten dalam bidangnya dan mampu menjalankan tugasnya dengan baik.
Selanjutnya mereka akan menjalankan tugas dalam jangka waktu tertentu. Sangat memungkinkan untuk mengadakan pemilihan kembali saat mereka sudah sampai pada masa tugasnya. Oleh sebab itu, hal-hal dasar seperti ini juga perlu mendapat catatan khusus.
2. Tahapan Pendirian Organisasi : Membentuk Visi dan Misi
Visi adalah tujuan dari organisasi. Misi merupakan langkah-langkah mencapai tujuan. Visi dan misi dari sebuah organisasi harus jelas dan kepengurusan yang terbentuk dapat mengambil langkah untuk mencapai kedua hal tersebut.
Setiap pergantian periode pemimpin atau pengurus organisasi, misi dapat saja berganti namun tidak dengan visi. Visi adalah alasan berdirinya sebuah organisasi. Sehingga jika visi berubah maka sifat organisasi dapat berubah. Berbeda halnya dengan misi. Di jaman serba canggih seperti saat ini tentu langkah-langkah mencapai visi menjadi lebih instan.
3. Tahapan Pendirian Organisasi: AD/ART atau Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Ketika sebuah organisasi memiliki AD/ART dan artinya juga mempunyai legalitas hukum, maka baik kabupaten, kecamatan, dan desa dapat mengesahkan eksistensi dari organisasi tersebut.
Anggaran tersebut dapat berasal dari donatur maupun dari anggota organisasi. Tidak jarang sebuah organisasi berupaya membangun koperasi demi memajukan anggotanya dan mengatur anggaran-anggaran yang ada. Di samping itu, dana stimulan juga kerap ada dalam periode waktu tertentu.
4. Tahapan Pendirian Organisasi: Kelengkapan Administrasi
Apapun kegiatan organisasi tentu harus terekam dengan jelas. Kelengkapan administrasi membantu mendokumentasikan kegiatan-kegiatan organisasi contohnya adalah Iuran Anggota yang tercatat, surat undangan rapat, presensi anggota setiap kegiatan, notulen pertemuan, dan lainnya. Setiap jenis organisasi memiliki kelengkapan administrasi yang berbeda.
5. Tahapan pendirian Organisasi: Program kerja
Secara garis besar, program kerja sebuah organisasi terbagi menjadi tiga, yaitu:
Program kerja rutin. Dapat berupa mingguan atau bulanan seperti rapat bulanan, kerja bakti, seminar, dan lain-lain.
Program kerja tahunan. Merupakan program kerja yang hanya berlaku setahun sekali. Contohnya adalah Taraweh Keliling, Takbir keliling, Kegiatan 17 Agustus, dan lain-lain.
Program kerja stimulan. Merupakan sebuah program kerja yang tidak menentu dan bersifat tambahan. Contohnya adalah penggalangan dana korban banjir, edukarya ke sebuah tempat seni, dan lain-lain.
Setelah memiliki segala kelengkapan tersebut, barulah sebuah organisasi dapat menempuh jalur hukum demi sebuah legalitas organisasi. Jangan mengira ketika semua telah lengkap maka perjalanan mendapatkan legalitas berlangsung cepat dan mulus.
Adanya perubahan-perubahan pada beberapa kesepakatan sebagai langkah pembaruan akan mempengaruhi hal tersebut. Jika menggunakan sebuah jasa kemungkinan akan menjadi lebih cepat karena mereka sudah terbiasa menangani hal ini.
Dari langkah pertama menuju langkah selanjutnya memerlukan waktu yang bertahap. Mendesak terselesaikannya semua perlengkapan dengan cepat hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga.
Baca Juga Beritaku: Ombak Komunikasi, Dalam Gelombang Organisasi
Hukum Pendirian Lembaga
Lembaga merupakan suatu organisasi yang terbentuk dari satu orang atau lebih. Mereka memisahkan harta kekayaan untuk kekayaan awal organisasinya. Pendirian lembaga dengan akta notaris dan menggunakan bahasa Indonesia.
Lembaga pada dasarnya mirip dengan yayasan. Oleh sebab itu prosedur pendiriannya hampir sama. Organisasi yang melibatkan pengumpulan massa selanjutnya akan mendapatkan pendampingan hukum tersendiri.
Beberapa dasar hukum dalam pendirian organisasi antara lain:
Untuk organisasi massa atau perkumpulan biasa (Lembaga Swadaya Masyarakat) seperti pemerhati anak jalanan, perkumpulan motor gede, pecinta alam dan sebagainya, maka dasar hukum pendiriannya adalah pasal 1663-1664 KUH Perdata. Dasar hukum lainnya adalah UU no 8 tahun 1985 mengenai organisasi kemasyarakatan.
Untuk organisasi yang telah berbadan hukum sebagaimana pasal 1 Staatblad 1870 no 64 adalah sebuah perkumpulan dengan pengesahan oleh pejabat yang ditunjuk oleh Gubernur pada akta pendiriannya, memiliki dasar hukum: Staatsblad 1870 no 64 dan UU no 16 tahun 2001 mengenai yayasan atau lembaga. UU tersebut kemudian berubah menjadi UU no 28 tahun 2004.
UU ormas merupakan warisan orde baru dalam rangka mengontrol organisasi pada era tersebut. Awal mulanya, apabila tidak ada demonstrasi seperti tahun 1998, maka kemungkinan UU masih mengarah pada keabsahan tempo dulu.
Banyak pendapat yang menyatakan jika UU ormas bukanlah UU yang dapat dijadikan acuan pembentukan organisasi. Sifat-sifat keorganisasian di Indonesia sangat beragam. Ada yang berkarakter agama, sosial, budaya, maupun hobi.
Baca Juga Beritaku: Hubungan Komunikasi Antara Anggota Organisasi
Syarat Dan Prosedur Wadah Sosial
Sebelum membuat lembaga maupun organisasi yang merupakan sebuah wadah sosial manusia, maka terdapat beberapa syarat dan prosedur yang harus dilalui. Hendaknya pembuatan sebuah wadah sosial melibatkan ebberap aorang yang ahli dalam bidang ini.
1. Memilih Nama
Mendirikan sebuah organisasi haruslah memiliki nama. Pemilihan nama adalah bebas selama tidak bertentangan dengan kesusilaan maupun ketertiban umum. Jika telah mendapat pengakuan badan hukum, maka sebelum nama organisasi maka wajib menyantumkan jenis organisasi, seperti Lembaga (….), atau Yayasan ……
Jika yayasan atau lembaga memiliki kekayaan yang berasal dari wakaf, maka dapat menambahkan kata ‘wakaf’ setelah kata lembaga atau yayasan hanya jika yayasan merupakan penerima.
Untuk mendapatkan status badan hukum, maka akta pendirian dari sebuah lembaga maupun yayasan harus mendapatkan pengesahan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia. Adapun yang mengajukan hal tersebut adalah notaris pembuat akta.
Untuk mengajukannya maka membutuhkan:
1. Salinan akta pendirian
2. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak milik lembaga yang telah mendapatkan legalisir notaris
Jika belum memilikinya maka wajib mendaftarkan di kantor pajak. Mengisi formulir dan sanggup membayar pajak tentunya dari waktu ke waktu.
3. Surat pernyataan tempat kedudukan dengan alamat lengkap lembaga maupun yayasan
Lengkap dengan tandatangan pengurus dan telah diketahui oleh lurah maupun kepala desa setempat.
Sebelum terjun ke tingkat lurah maupun desa, ada baiknya berembug dulu dengan lingkungan sekitar seperti RT maupun RW. Dengan demikian proses ke jenjang selanjutnya tidaklah rumit.
4. Keterangan bank atas nama organisasi (lembaga atau yayasan)
atau pernyataan dari pendiri dengan keterangan bahwa nilai kekayaan yang dipisahkan sebagai kekayaan awal.
5. Surat pernyataan keabsahan kekayaan awal oleh pendiri.
Perbincangan terkait harta kekayaan baik itu wakaf maupun wasiat memiliki aturan khusus dalam pengelolaannya. Sebaiknya pengurus organisasi mempelajari hal ini secara mendalam terlebih dahulu.
6. Bukti penyetoran biaya pengesahan.
Hal-hal yang bersifat pembiayaan sebaiknya mendapatkan sumber terpercaya agar dana tidak disalahgunakan. Untuk itu sumber-sumber yang akurat menjadi penting untuk menjadi acuan kepengurusan organisasi.
Untuk mendapatkan pengesahan akta pendirian untuk mendapatkan status badan hukum maka harus menyampaikan hal ini paling lambat 10 hari setelah akta pendirian yayasan ditandatangani.
Bagaimana dengan pendirian perkumpulan berbadan hukum?
Merujuk pada Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 3 tahun 2016 mengenai Tata Cara Pengajuan Permohonan Pengesahan Badan Hukum dan Persetujuan Perubahan Anggaran Dasar Perkumpulan, maka :
7. Mengajukan nama perkumpulan kepada Menkumham
minimal memuat identitas pemohon dan nama perkumpulan. Proses pengajuannya dapat melalui media elektronik (online).
Setelah mendapat persetujuan penggunaan nama perkumpulan secara elektronik, maka akta pendirian ditandatangani di depan notaris.
8. Pengajuan pengesahan badan hukum perkumpulan oleh notaris.
Notaris telah mendapat kuasa melalui pengisian format pendirian. Pilihlah notaris yang memang kompeten menangani bidang ini.
Format pendirian melampirkan beberapa dokumen pendukung seperti surat pernyataan secara elektronik dari pemohon mengenai dokumen pendirian yang telah lengkap.
Baca Juga Beritaku: Komunikasi Dalam Organisasi, Pengertian Menurut Para Pakar
Dokumen Pendukung Format Pendirian
a. Salinan akta pendirian perkumpulan ataupun salinan perubahan yang sudah diketahui notaris sesuai aslinya. Untuk dokumen asli wajib disimpan oleh pemilik organisasi atau pengurus.
b. Surat pernyataan tempat kedudukan dengan alamat lengkap perkumpulan dengan tandatangan pengurus dan sudah diketahui oleh aparat desa maupun kelurahan setempat (kepala desa).
c. Sumber pendanaan dari perkumpulan.
d. Program kerja perkumpulan
e. Surat pernyataan tidak sedang dalam sengketa kepengurusan atau sedang dalam perkara pengadilan.
f. Notulen rapat pendirian perkumpulan.
g. Surat pernyataan sanggup mendapatkan Nomor Pokok Wajib Pajak oleh pendiri perkumpulan.
h. Akta pendirian perkumpulan.
Jika format pendirian perkumpulan serta dokumen pendukung sudah sesuai, maka menkumham akan langsung menyatakan tidak keberatan terhadap permohonan pengesahan badan hukum perkumpulan secara elektronik.
Kemudian menkumham akan menerbitkan Keputusan Menteri terkait pengesahan badan hukum secara elektronik. Menkumham akan menyampaikan paling lambat 14 hari sejak tanggal pernyataan tidak keberatan. Notaris dapat secara langsung melakukan pencetakan sendiri mengenai Keputusan Menteri terhadap pengesahan Badan Hukum Perkumpulan.
Adapun kertas yang digunakan berwarna putih dengan ukuran F4 atau Folio berat 80 gram. Keputusan menteri mendapat tandatangan dan cap oleh notaris dengan frasa yang memuat tulisan “Keputusan Menteri ini dicetak dari SABH”.
Organisasi tidak lepas dari pembaharuan struktur kepengurusan. Hal-hal itu menjadi perhatian khusus bagi anggota dalam pelaksanaannya. Perlu juga adanya kesepakatan bersama mengenai hal itu.
Surat keputusan mengenai pendirian organisasi tidak memiliki masa berlaku. Hanya saja memerlukan pembaharuan setiap sekian tahun. Organisasi tetap perlu memberikan laporan kegiatannya pada pihak-pihak terkait.
Dokumentasi kegiatan, arsip, hingga berkas-berkas administrasi lainnya memerlukan wadah khusus penyimpanan sebagai rekam jejak keabsahan sebuah organisasi.
