Komunikasi efektif merupakan suatu skill yang harus kita miliki, terutama dalam sebuah perusahaan. Hal tersebut juga memiliki manfaat, serta kewajiban yang harus kita ketahui. Tapi, bagaimana tips dan penyusunan laporan serta istilah yang ada?
Beritaku.id, Organisasi dan Komunikasi – Manusia berinteraksi lewat komunikasi, yang mana dapat melontarkan kata lembut, menenangkan hati, atau bisa menyulut api emosi. Namun, tidak ada yang lebih bijaksana dari Komunikasi Efektif. Jadi, bagaimana penjelasannya?
Oleh: Rowena (Penulis Organisasi dan Komunikasi)
Komunikasi adalah hal yang paling rumit yang pernah ada di dunia ini. Sebagian besar teknologi canggih diciptakan untuk membuat komunikasi efektif.
Tapi berkomunikasi secara efektif dengan ratusan bahkan ribuan orang masih merupakan keterampilan yang sulit untuk dikuasai. Salah satu bentuk yang efektif dan terbukti selama bertahun-tahun adalah dengan menggunakan laporan.
Perusahaan Publik adalah perusahaan yang telah memiliki pemegang saham lebih dari 300 pihak. Emiten adalah perusahaan publik yang sahamnya telah dijual di bursa efek.
Keduanya memiliki kewajiban untuk menyampaikan beragam laporan kepada Otoritas Jasa Keuangan (OJK).
Peraturan ini dimaksudkan sebagai panduan agar perusahaan dapat berkomunikasi dengan para pemangku kepentingannya. Perusahaan yang sadar akan berusaha membuat laporan-laporan ini sebagai sarana komunikasi yang efektif ketimbang ‘hanya’ sebagai pemenuhan kewajiban saja.
Mari kita mempelajari beberapa laporan yang menjadi ketetapan OJK sebagai gambaran informasu apa saja yang kita butuhkan untuk membuat sebuah komunikasi efektif bagi para pengambil kebijakan perusahaan.
Baca Juga beritaku: Seni Berbicara, 3 Zaman: Retorika Klasik, Pertengahan dan Modern
Manfaat Laporan Tertulis di dalam KomunikasI Yang Efektif
Orang Indonesia tidak terbiasa membuat laporan, sayangnya. Sehingga kewajiban penyusunan laporan seringkali menjadi beban dalam pekerjaan.
Akhirnya pembuatan laporan tersusun dengan sifat “seadanya” atau penuh dengan data. Padahal laporan tertulis memiliki banyak manfaat. Beberapa antaranya akan kita bahas pada sub bagian bawah ini.
Sebagai Acuan Bersama
Laporan tertulis, contoh yang paling sederhana adalah laporan rapat, membuat semua peserta rapat dapat mengacu kepada kesimpulan rapat untuk melaksanakan kegiatannya. Ini menghindari adanya konflik dan saling menyalahkan di kemudian hari.
Semua peserta dapat mengacu kepada laporan yang sama untuk menimbang salah atau benarnya dari pengambilan keputusan berdasarkan hasil rapat tersebut.
Laporan tertulis akan menghindarkan bahaya miskomunikasi atau bahasa gaulnya ‘mis-com’.
Oleh karena itu, harus adanya persetujuan dengan detail serta pemeriksaan yang sesuai dengan pemahaman. Dengan pemahaman yang sama saat rapat, dapat meminimalisir mis-com yang akhirnya terbawa dalam interpretasi laporan.
Sebagai Sumber Informasi
Laporan berfungsi sebagai sumber informasi utama. Ingatan mungkin memudar.
Komunikasi lisan mungkin menghasilkan data yang berbeda bila orang lain yang menyampaikan informasi tersebut. Maka sumber informasi yang paling dapat valid adalah laporan.
Walaupun sebagai sumber informasi, bukan berarti semua informasi bisa kita masukkan ke dalam laporan. hati-hati bahaya informasi berlebih. Informasi harus tersusun sedemikian rupa agar menjadi suatu rangkaian proses atau cerita yang mendasari sebuah keputusan.
Tidak semua informasi berguna dalam mengambil keputusan. Informasi yang tak berguna hendaknya tidak kita masukkan ke dalam laporan. Ada informasi yang akhirnya menjadi informasi abaian.
Informasi yang mereka abaikan ini harus ada dalam laporan dengan catatan bahwa informasi tersebut terpilih untuk menjadi informasi yang terabaikan dan ada alasan pengabaiannya.
Terakhir, informasi yang harus ada adalah informasi yang mendukung keputusan akhir.
Manfaat Laporan Efektif Lainnya
Memudahkan Distribusi Informasi
Biasanya pejabat strategi yang bisa mengambil keputusan perusahaan. Namun keputusan tersebut harus segeral terlaksana oleh seluruh bagian dalam perusahaan. Bagaimana mendistribusikan keputusan dalam waktu singkat sehingga bisa terlaksana dengan cepat?
Tentu jawaban yang paling mudah adalah mendistribusikan laporan kepada semua orang. Ini jauh lebih mudah ketimbang harus menjelaskannya kepada masing-masing orang, dan meningkatkan bahaya mis-com tadi.
Baca Juga beritaku: Definisi Komunikasi Verbal Dan Nonverbal Serta Contoh!
Memudahkan Penyampaian Berita Buruk
Ini adalah terakhir dan kadang terjadi dalam perusahaan. Berita buruk yang tersampaikan lewat laporan lebih mudah ketimbang harus bertatap muka. Sehingga menimbulkan ketidak enakan satu sama lain.
Menyampaikan berita buruk lewat laporan juga memungkinkan penerima berita untuk memproses berita secara rasional baru bertindak. Walaupun awalnya disampaikan lewat laporan, namun komunikasi efektif tentu tetap akan lebih baik bila dilanjutkan dengan komunikasi langsung .
Kewajiban Penyajian Laporan Efektif oleh Perusahaan Publik dan Emiten
OJK, bahkan sejak Lembaga Pengawasan sebelumnya yaitu Badan Pengawasan Pasar Modal dan Lembaga Keuangan (Bapepam LK), telah membantu emiten dan perusahaan publik untuk menyajikan laporan yang sudah teruji kerelevanan bagi para pemegang saham dan pemangku kepentingan.
Laporan-laporan apakah yang wajib tersampaikan? mari kita lihat bersama.
Laporan Keuangan
Data keuangan tentu menjadi data yang penting bagi para pemegang saham, pemerintah, khususnya Departemen Pajak. Maka dalam penyampaian laporan keuangan, setidaknya 3 bulan sekali.
Laporan keuangan harus kita sampaikan setelah melalui audit dari editor eksternal.
beberapa data yang harus ada dalam laporan, ialah laporan laba rugi, neraca, arus kas, perubahan modal dan catatan atas keuangan.
Laporan Tahunan untuk Pemegang Saham
Laporan Tahunan adalah laporan pertanggung jawaban Direksi atas pengelolaan perusahaan selama 1 tahun. Juga laporan ini berisi laporan pertanggung jawaban Dewan Komisaris atas pengawasan terhadap pengelolaan oleh Direksi serta pelaksanaan tata kelola perusahaan.
Kita harus menyampaikan laporan tahunan kepada pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Jika sudah tersampaikan dan mendapat persetujuan dari Direksi serta Dewan Komisaris, maka kita terbebas dari tanggung jawab atas dampak-dampak berikutnya dari hasil keputusan-keputsan mereka selama 1 tahun tersebut.
Laporan tahunan wajib berisi visi dan misi yang menjadi tujuan, action dari bisnis, serta hasil dari produk dan jasa. Selanjutnya laporkan juga tentang implementasi strategi untuk mengahadapi kondisi yang ada.
Semua kegiatan harus sesuai dengan strategi, serta hasilnya pun demikian. Laporan tahunan juga perlu memasukkan unsur tata kelola perusahaan serta tanggungjawab perusahaan terhadap masyarakat dan lingkungan sekitar.
Laporan Keberlanjutan untuk Pemangku Kepentingan
Perusahaan harus selalu menyadari bahwa setiap kegiatan yang terlaksana, memiliki dampak bagi masyarakat dan lingkungannya.
Kesadaran itu harus membawa Perusahaan untuk mengelola aktivitas sedemikian rupa agar meningkatkan dampak positif dan meminimalkan dampak negatif.
Istilah Laporan Tertulis dalam Komunikasi Efektif
Pertangungjawaban harus ada dalam laporan tertulis. Ialah tersebut adalah Keberlanjutan atau yang sering kita kenal sebagai Sustainability Report.
Laporan ini bukan hanya di Indonesia, namun sudah terpakai oleh dunia dalam menentukan apakah perusahaan tersebut merupakan warga korporat yang baik atau bukan.
Laporan keberlanjutan berisi bagaimana perusahaan melakukan upaya untuk menghasilkan produk dan jasa yang dampaknya minimal bagi lingkungan. Juga bagaimana perusahaan memperhatikan kesehatan dan keselamatan konsumen dan karyawan.
Lebih dari itu, perusahaan harus bisa mengelola energi serta air yang menjadi sumber kehidupan. Lalu membuang limbah yang sesuai dengan aturan berlaku, dan mengurangi emisi serta ramah lingkungan.
Pada aspek lain, bagaimana perusahaan berupaya untuk memberikan pendidikan bagi masyarakat, atau memperkuat infrastruktur umum yang berguna bagi kesejahteraan bersama.
Laporan-laporan Insidental
Laporan-laporan insidental merupakan komponen yang ada apabila terjadi dan harus kita laporkan. Termasuk dalam hal ini ialah tentang transaksi afiliasi, yang merupakan transaksi antara perusahaan dengan pemilik modal.
Mengingat transaksi ini memiliki potensi benturan kepentingan yang dapat merugikan kelompok lain. Transaksi-transaksi yang signifikan secara nilai, harus kita laporkan dalam bentuk material.
Perubahan modal pun harus ada dalam catatannya. Baik penambahan, pengurangan, penawaran, investasi, konsolidasi, adalah termasuk dalam kejadian yang perlu tersampaikan.
Baca Juga beritaku: Membangun Relasi Dengan Investor, 7 Teknik Strategi Komunikasi
Menyusun Laporan Komunikasi yang Efektif
Seorang sekretaris Perusahaan mendapatkan mandat untuk menyusun laporan ini, khususnya tahunan dan berkelanjutan.
Maka ia dapat menyusun hal tersebut sebagai cara komunikasi yang efektif bagi para pengambil keputusan, yaitu Direksi dan Dewan Komisaris, serta para pemangku kepentingan.
Oleh sebab itu, ada beberapa tahap yang harus kita perhatikan dalam menyusun laporan yang efektif.
Tahap Dalam Penyusunan Laporan Yang Efektif
#1. Pahami Tujuan Penulisan Laporan
Tujuan kedua laporan telah dijelaskan di atas. Laporan Tahunan untuk mempertanggung jawabkan kegiatan perusahaan kepada pemegang saham.
Laporan Keberlanjutan untuk mempertanggung jawabkan dampak kegiatan perusahaan kepada pemangku kepentingan. Laporan-laporan lainnya pun memiliki tujuan dan audiens yang berbeda-beda. Maka tahap ini adalah yang terpenting sehingga dapat menyusun laporan secara efektif.
#2. Mengumpulkan Informasi Material bagi Laporan
Informasi bagi laporan-laporan berasal dari seluruh bagian perusahaan. Bahkan terkadang dari sumber-sumber eksternal. Karena itu selalu penting untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk mengumpulkan informasi relevan sebelum mulai menulis laporan.
Tentukan informasi apa yang penting dan tidak penting, yang relevan dan tidak relevan. Terkadang informasi yang didapatkan belum diolah, sehingga harus melalui proses pengolahan data terlebih dulu. Ini sering memakan waktu yang cukup lama.
#3 Inventarisasi Data untuk Laporan
Data dan informasi yang banyak mengandung bahaya informasi berlebih atau penyampaiannya tidak koheren (tidak masuk akal dan tidak memiliki benang merah yang jelas).
Karena itu lebih baik penyusun laporan mengkategorikan data mana yang akan masuk bagian laporan yang mana. Tahap ini penting supaya ketika menulis laporan tidak kebingungan dalam mencari data yang tepat.
Tahap Lainnya Dalam Pembuatan Laporan Efektif
#4 Siapkan Garis Besar Laporan
Sebelum mulai menulis, siapkan dahulu garis besar laporan. Bisa berupa daftar isi, yang adalah judul-judul masing-masing bab, bisa juga deskripsi singkat dari apa yang ingin dijelaskan pada bagian tersebut.
#5 Membuat Draft Laporan
Tentu tahap berikut adalah menulis laporan itu sendiri. Penulisan dilakukan sebagai draft, artinya belum final.
#6 Meminta Feedback
Setelah draft tersusun, maka distribusikan draft tersebut kepada bagian-bagian yang relevan untuk meminta umpan balik (feedback). Pastikan orang yang tepat yang memberikan feedback bagi bagian yang relevan.
Pertanyaan yang utama adalah apakah penyampaian informasi sudah tepat dan apakah data yang digunakan sudah relevan dan komprehensif.
#7 Revisi Laporan dan Finalisasi
Berdasarkan feedback yang diperoleh, Sekretaris Perusahaan dapat melakukan revisi dan akhirnya finalisasi laporan. Finalisasi laporan adalah dengan meminta persetujuan dari manajemen tertinggi, yaitu direksi dan dewan komisaris.
Ini penting karena pada akhirnya merekalah yang mempertanggungjawabkan laporan tersebut.
Tips Laporan Yang Efektif dan Baik
Ada beberapa tips untuk menyusun laporan sehingga menjadi komunikasi efektif pengambil keputusan.
- Pahami tujuan dan audiens pembaca laporan
- Tentukan di awal panjang dari laporan agar penulisan tidak melebar ke mana-mana serta biaya dapat ditekan.
- Sampaikan hanya informasi yang benar dan lengkap. Jangan ada informasi yang tumpang tindih apalagi di dalam laporan yang sama. Ini akan mengurangi tingkat keyakinan pembaca atas kebenaran laporan.
- Diskusikan semua aspek dari isu yang dibahas dari laporan tersebut. Usahakan agar pemangku kepentingan dapat melihat bahwa sudut pandangnya dibahas di dalam laporan.
- Highlight dan rekap inti dari laporan. Ada berbagai cara untuk menekankan hal-hal penting di dalam laporan, misalnya ada Ringkasan Eksekutif di awal. Cara yang lebih tradisional adalah dengan membuat huruf tebal atau garis bawah atau miring. Atau cara yang lebih modern adalah mengulang kata-kata penting di kotak tertentu dalam laporan.
- Gunakan grafik, tabel dan visual yang menarik untuk menyajikan informasi penting.
