Dalam acara resmi, terdapat rundown berupa susunan tersetruktur dalam bentuk yang lebih sistematis, bagaimana contoh dan cara menyusun?
Beritaku.id, Organisasi dan Komunikasi – Di dalam sebuah acara membutuhkan keteraturan dan arahan agar acara bisa berjalan secara lancar dan sesuai dengan keinginan. Untuk membuat acara berjalan teratur membutuhkan sebuah panduan.
Oleh Firsha Balbira (Penulis Organisasi dan Komunikasi)
Pengertian Rundown dan Acara Resmi
Kebutuhan susunan acara yang benar kita kenal dengan rundown (Indonesia: Randon acara (bukan random)).
Maka dari itu, sebuah acara harus memiliki rundown. Rundown lah yang memiliki fungsi sebagai panduan bagi orang yang terlibat dalam suatu cara.
Pentingnya rundown pada sebuah acara sama pentingnya dengan sebuah peta saat orang bepergian.
Dalam bahas Indonesia, rundown acara berarti laporan singkat terkait bagian utama dari suatu hal.
Pengertian dari rundown acara ialah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.
Baca juga beritaku: Pembukaan MC Menarik, 8 Syarat, Tugas Serta Contoh Susunan Acara
Perbedaan Rundown dengan Susunan Acara
Randon (rundown) acara berbeda dengan susunan acara. Jika susunan acara hanya berisi daftar acara yang akan berlangsung. Sementara rundown adalah selain susunan acara, juga terdapat jam dan pembawa acara secara jelas. Siapa yang akan bertugas apa.
Rundown menjadi kebutuhan untuk segala jenis acara, mulai dari acara yang santai seperti acara ulang tahun, pentas seni, dan acara non-formal lainnya, acara formal, sampai dengan acara resmi.
Untuk membuat rundown tersebut memang terdapat perbedaan. Biasanya di dalam rundown acara resmi, dan formal terdapat lebih banyak rangkaian acara, berbeda dengan acara non-formal.
Perbedaan Acara Formal dan Informal
Membedakan jenis acara memang terkadang membingungkan, tetapi pengertian di bawah ini bisa membantu kita untuk membedakannya.
Pertama, acara formal, ini merupakan acara yang mempunyai aturan yang baku dan mengikat.
Setiap peraturan yang ada. Harus diikuti oleh seluruh undangan dan orang yang terlibat.
Acara ini memiliki susunan acara yang pasti, dengan menggunakan bahasa yang formal atau resmi, dan biasanya memiliki dresscode yang rapih untuk para tamunya.
Selanjutnya, acara non-formal atau acara santai yaitu acara yang tidak memiliki aturan atau paten yang ketat.
Justru terlihat banyak improvisasi. Suasana pada acara ini juga biasanya hangat dan santai, dan semua orang memiliki kondisi setara satu sama lain.
Acara non-formal contohnya seperti acara pentas seni, perayaan ulang tahun, syukuran, dan masih banyak lagi.
Terakhir, menurut Undang-undang, acara resmi adalah acara yang diatur dan di laksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.
Ketiga acara tersebut membutuhkan rundown yang detail sehingga para panitia yang bertugas akan mudah mengatur jalannya acara.
Di tulisan kali ini, kita akan membahas lebih dalam tentang pembuatan rundown pada kategori terakhir, yaitu rundown acara resmi.
Rundown untuk acara resmi harus tersusun dengan penuh perhatian. Karena akan dihadiri oleh banyak orang penting dan berpengaruh. Sehingga jika terjadi kesalahan sedikit saja, hasilnya akan sangat mengecewakan, dan bisa merusak reputasi penyelenggara acara.
Baca juga beritaku: Konsep Keprotokoleran Dalam Sebuah Acara Resmi Organisasi
Siapa Yang Bertugas Menyusun Rundown Acara?
Biasanya dalam sebuah acara, maka akan ada orang yang memiliki tugas dalam menyusun susunan acara.
Rundown lembih banyak terpakai pada kegiatan resmi, apalagi yang akan hadir dalam acara adalah para petinggi penting. Sisi inilah yang menjadi alasan pentingnya sebuah susunan yang baik dalam sebuah kegiatan. Untuk mengatur waktu pada petinggi penting tersebut.
Siapakah yang memiliki tugas dalam mengatur rundown acara tersebut?
Adapun yang memiliki tugas untuk penyusunannya adalah:
- Instansi pemerintahan, maka tugas dan kewenangan tersebut adalah Protokoler (staff protokol), bagian ini biasanya dalam pemerintah kabupaten atau provinsi berada pada Bagian Humas (Hubungan Masyarakat).
- Pada perusahaan Swasta, maka tugas pembuatan susunan acara oleh sekretaris atau bagian publik relation dan atau staff khusus direktur utama.
- Pada organisasi sosial dan kepemudaan/mahasiswa maka yang menyusun rundown adalah sekretaris atau bagian organisasi, maupun panitia pelaksana (bagian acara).
Yang jelas dalam hal pelaksanaan acara, maka proses penyusunan acara harus masuk dalam kegiatan evaluasi panitia sebelum pelaksanaan kegiatan.
Kolom Dan Baris Dalam Rundown
Seperti yang sudah disebutkan di atas. Bahwa fungsi rundown pada sebuah acara sama dengan fungsi peta dalam sebuah perjalanan.
Untuk itu, agar tidak tersesat, orang yang ikut dalam sebuah perjalan harus bisa membaca peta.
Begitu juga dengan rundown, para panita atau orang yang terlibat dalam keberlangsungan acara tersebut harus bisa membaca rundown dengan baik.
Untuk bisa membaca rundown dengan baik membutuhkan ketelitian, kejelian, persiapan, dan juga pengetahuan.
Ketellitian dan kejelian karena rundown biasanya terdiri dari banyak acara di dalam waktu yang cukup panjang.
Ketelitian berfungsi agar jagan sampai ada acara yang tertukar, atau ada nama yang salah pengucapan karena kelalaian.
Persiapan juga dibutuhkan untuk memastikan semua yang dibutuhkan sudah ada pada saat acara berlangsung.
Terakhir, kita butuhkan pengetahuan untuk membaca rundown karena biasanya rundown berbentuk dalam format tabel.
Maka kita harus bisa membaca dan memahami fungsi dari setiap kolom dan baris yang ada pada rundown.
Susunan Kolom dan Baris Pada Rundown
Terdapat beberapa kolom dalam sebuah acara formal berbentuk rundown, yaitu:
Kolom Nomor
Biasanya pada kolom pertama terapat kolom nomor. Kolom ini memang tidak selalu ada.
Tetapi jika ada kolom ini dibuat untuk memudahkan membaca tabel dan tidak tertukar. Kolom nomor juga bisa menjadi penanda untuk acara selanjutnya.
Kolom Waktu
Selanjutnya ada kolom waktu, ini merupakan kolom penting dalam rundown.
Kolom waktu berfungsi menunjukkan kapan sebuah acara dilaksanakan, dan kapan harus selesai.
Kolom waktu ini juga menunjukkan durasi lamanya sebuah acara berlangsung.
Waktu dalam rundown merupakan panduan yang paten dan tidak bisa kita ganggu gugat. Seluruh rangkaian acara harus terlaksana sesuai dengan rundown.
Kolom Kegiatan/Acara
Selanjutnya, Kolom acara atau kegiatan, seperti namanya, kolom ini menunjukkan kegiatan apa saja yang akan berlangsung.
Kolom acara ini harus sinkron dengan kolom waktu sehingga acara yang terencana sesuai dengan waktu yang ada. disipakan.
Pada kolom ini biasanya hanya tertulis secara singkat kegiatannya seperti “sambutan gubernur” “pembacaan doa”.
Kolom Penanggung Jawab
Kolom penanggung jawab, pada sebuah acara melibatkan banyak orang/komponen/kompartemen.
Hal ini bertujuan untuk memudahkan koordinasi dan mengetahui harus menghubungi siapa jika membutuhkan sesuatu.
Kolom Tempat
Berikut, Kolom tempat juga seringkali ada jika acara berlangsung di sebuah tempat yang luas dan menggunakan beberapa venue, sehingga acara tidak berfokus di satu tempat saja.
Kolom Keterangan
Sedangkan untuk hal-hal lainnya akan tertulis di kolom selanjutnya, yaitu kolom keterangan.
Kolom keterangan berfungsi untuk memuat informasi-informasi tambahan yang tidak termuat di kolom-kolom sebelumnya.
Informasi yang ada di kolom keterangan biasanya berisikan hal-hal teknis, misalnya “memutar lagu Indonesia Raya melalui speaker pusat” pada agenda menyanyikan bersama lagu Indonesia Raya.
Jadi, sebenarnya komponen paling penting dalam sebuah rundown adalah kolom acara/kegiatan dan waktu.
Jika sudah ada kedua hal tersebut maka sudah bisa kita sebut sebagai susunan acara. Namun jika lengkap maka menjadi rundown acara seraca resmi.
Setelah mengetahui cara membaca rundown, kita juga harus tahu bagaimana sih sebenarnya cara membuat rundown.
Apa saja yang harus kita persiapkan, bagaimana membuat tabelnya, dan darimana mendapatkan informasinya. Kita akan membahasnya di bawah ini.
Cara Menyusun Acara Resmi dengan Rundown
Yang memiliki tugas untuk membuat rundown biasanya panitia bagian acara atau event.
Bagi kamu yang sudah biasa bergabung di kepanitiaan semenjak di bangku sekolah pasti sudah tidak asing dengan tugas ini.
Mungkin kamu sudah biasa mekihat teman kamu membuat rundown untuk sebuah acara, atau kamu sendiri mungkin sudah berpengalaman.
Jika saat di bangku sekolah, rundown oleh para siswa di bagian OSIS atau membuka lowongan relawan panitia
Pada dunia professional biasanya berbeda. Pada dunia professional biasanya ada sebuah divisi khusus yang akan mengurus jalannya sebuah acara dari awal hingga akhir. Mulai dari persiapan sampai evaluasi.
Jika kantor atau lembaga tersebut tidak memiliki divisi khusus untuk menggelar sebuah acara, biasanya mereka akan menyewa jasa yang bernama event organizer (EO).
Jika sebuah lembaga memutuskan untuk menyewa event organizer, mereka akan mengharapkan hasil yang terbaik.
Tetapi, siapapun sebenarnya bisa membuat rundown.
Cara Mudah Membuat Rundown
Berikut beberapa langkah untuk menyusun rundown. Pertama, persiapkan seluruh informasi terkait acara.
Mulai dari tema, waktu penyelenggaraan. Di mana tempat yang digunakan. Siapa saja yang akan terlibat dalam acara tersebut. Dan bagaimana acara tersebut akan berjalan.
Untuk mendapatkan informasi seputar acara, tanyakanlah kepada pihak yang benar-benar mengetahuinya. Tanya ke pada orang yang memintamu untuk membuat rundown. Jika sudah, jangan lupa untuk memastikannya, jangan sampai ada satu informasi pun yang keliru. Ingat, peran rundown akan menentukan keberlangsungan acara secara keseluruhan.
Bila informasi sudah terkumpul, mulai lah membuat tabel sesuai dengan petunjuk sebelumnya.
Buat kolom waktu dan kegiatan, sesuai dengan informasi yang sudah kita dapatkan.
Untuk membuat tabel, bisa memanfaatkan aplikasi seperti Microsoft Words atau Microsoft Excel.
Penggunaan Microsoft Excel sebenarnya lebih di sarankan karena dengan menggunakan Microsoft Excel kamu bisa mengatur agar waktu terkalkulasi secara otomatis.
Dengan menggunakan Microsoft Excel juga, jika terjadi revisi, kamu tidak perlu melakukannya secara manual dengan mengubah satu persatu. Cukup dengan mengganti satu sel, maka baris yang lainnya akan mengikuti.
Jika semua langkah di atas sudah kita lakukan, jangan lupa mengirimkan kepada tim yang terlibat, bos, dan atau client, agar rundown tersebut cek dan recek kembali.
Jika terjadi kesalahan maka kamu harus merevisi rundown tersebut. Namun, jika hasilnya sudah benar, maka rundown buatanmu sudah jadi dan siap terpakai.
Untuk penggunaan rundown sendiri boleh dicetak maupun digunakan langsung.
Secara digital melalui handphone atau perangkat lainnya. Jika kita cetak, sebenarnya memudahkan jika ingin menambahkan catatan-catatan kecil.
Namun, bila menggunakan langsung secara digital. Tidak akan menimbulkan sampah kertas, dan kemungkinan untuk hilangnya akan lebih kecil.
4. Contoh Rundown Acara Proklamasi (Dihadiri Oleh Gubernur)
Untuk menambah pemahaman mengenai rundown ini, maka berikut ada contoh rundown acara pada pelaksanaan Hari Jadi Provinsi Jawa Timur
Demikian Artikel tentang Susunan Acara (rundown) lengkap dengan contoh singkat, semoga bermanfaat
