Protokol, Keprotokoleran dalam Organisasi adalah Bahasa paling sering didengar, termasuk Juga Persidangan Organisasi, Berikut Tata Caran dan Macam-macamnya.

Beritaku.Id, Pendidikan – Dalam berbagai macam Organisasi, dikenal dengan istilah keprotokoleran dan Persidangan Organisasi, semua dilakukan untuk mengatur tata kelola organisasi, berdasarkan tujuan organisasi itu sendiri, Jumat (27/3/2020).

Dalam hal keprotokoleran, maka yang diatur adalah posisi duduk, urutan acara dan sampai kepada hal kecil menempatkan posisi foto dalam pembuatan spanduk.

Keprotokoleran Organisasi

Definisi atau Arti kata Protokol, Protokoler, dan Keprotokolan.

Dalam berbagai macam pengertian secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um), dan bahasa Yunani protocollon.

Awalnya, penggunaan istilah protokol merupakan halaman utama berada pada sebuah manuskrip atau naskah.

Namun sejalan dengan waktu penggunaannya berkembang menjadi luas, yakni keselurahan naskah yang isinya terdiri dari: catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup  secara nasional maupun internasional.

Kemudian mengarah kepada spesialisasi, menjadadi serangkaian formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik.

Aturan yang berlaku untuk kegiatan seremoni pemerintah kemudian menjadi seperti sekarang ini.

Pengertian menurut UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan (pengganti Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987):

Keprotokoleran adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan aturan dalam acara yang diatur secara kenegaraan atau formal.

Yang mencakup Tata Lokasi atau tempat, Tata Laksana Upacara, dan Tata Cara Pemberian Penghormatan sebagai suatu bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan pekerjaan, jabatan dan/atau posisinya dalam negara, pemerintahan, serta sosial masyarakat.

Protokol mengatur tata penjemputan pejabat, mengatur cara penghormatan, mengatur waktu seluruh sesi, mengatur kegiatan secara berurut.

Pernah melihat bagaimana posisi penjemput tamu ketika presiden, gubernur atau bupati berkunjung dalam sebuah kegiatan?

Nah aturan mulai dari penjemputan sampai kedalam ketika acara berlangsung, hal itu diatur oleh protokol.

Nah protokol itu apa?

Protokol adalah objek atau aturan tentang acara yang mengatur pemerintah mulai dari pusat, sampai daerah dalam sebuah acara, termasuk kegiatan masyarakat.

Protokoler adalah seseorang yang bertugas mengatur acara yang dimaksud, pada pejabat pemerintah biasanya memiliki staff khusus sebagai protokoler.

Keprotokoleran adalah seluruh rangkaian, mulai dari protokol, protokoler dan proses berlangsungnya acara, yang diatur secara seksama.

Kenapa Keprotokoleran itu penting?

Menjaga “wibawa” organisasi, sehingga keprotokoleran jangan dipandang sebelah mata.

Simpelnya seperti itu tujuan adanya keprotokoleran adalah mengatur jalannya acara, dan semua mengacu dan tunduk pada proses dan tata aturan acara yang berlangsung.

Selanjutnya, perlu diketahui, secara umum protokol tersebut adalah Ini berkaitan dengan urutan-urutan, yakni:

  1. Urutan atau posisi duduk
  2. Urutan dalam membawakan acara
  3. Urutan penempatan desain kegiatan.

Urutan posisi duduk, biasanya untuk mengurangi penjelasan verbal pada peserta, protokol posisi duduk mengatur dengan memberikan nama masing-masing meja, misalnya Bupati kemudian disampignya adalah Dandim dan Sekda dan sebagainya.

Dalam setiap acara, bagian depan adalah VIP (Very Infortant Person), dengan jenis kursi yang biasanya berbeda dengan peserta lainnya.

Penempatan posisi duduk Bupati diatur sedemikian rupa, sehingga posisi-possi Vip tersebut tidak sembarang diduduki oleh yang tidak sesuai dengan keprotokoleran.

Urutan membawakan acara, sebaiknya pejabat yang memiliki tugas (sambutan) dan sebagainya, mengetahui urutan acara yang berlangsung, sehingga mereka menyiapkan diri sesuai dengan urutan acara berlangsung.

Seorang staf protokol atau protokoler melakukan kontrol ketat dengan susunan acara tersebut.

keprotokoleran dan Persidangan mengatur posisi pejabat
Keprotokoleran mengatur posisi dan besaran foto pejabat tertinggi lebih besar dari yang lain

Urutan penempatan Desain Kegiatan, nah biasa dianggap sepel namun ini memiliki makna yang dalam.

Dalam hal desain spanduk atau backdrop misalnya, penempatan posisi pejabat tidak boleh tertukar satu sama lain, harus mengetahui tata urutan.

Memanfaatkan sisi kiri dan kanan spanduk atau backdrop, ini biasanya dikuasai oleh seorang designer profesional.

Persidangan Dalam Organisasi

Dalam hal kehidupan sehari-hari kita mendengar kata rapat dan sidang, dalam kegiatan-kegiatan organisasi.

Dalam hal Persidangan Organisasi juga diatur keprotokoleran, yang mengatur tata cara dan jalannya acara sebuah persidangan (Susunan acara)

Bagaimana perbedaan rapat dengan sidang?

Rapat adalah pertemuan biasa dilakukan oleh organisasi, untuk memutuskan suatu keputusan disebut Persidangan Organisasi.

Rapat ini adalah musyawarah mufakat yang dilakukan dalam membahas hal-hal tertentu dan lazim dalam sebuah organiasi.

Rapat bisa berbentuk rapat terbatas, terbuka. Atau Rapat seksi, bagian, departemen, Pimpinan dan sebagainya.

Sementara Sidang adalah pertemuan formal dan sangat penting untuk sebuah keputusan mutlak yang mengikat buat semuanya.

Output dari sebuah persidangan adalah konsideran, atau surat keputusan, dan konsideran tersebut adalah mutlak dalam setiap sidang.

Konsideran tersebut menjadi pembeda antara rapat dengan sidang, kalau rapat tidak mutlak ada konsideran, sementara sidang harus ada konsideran.

Macam-Macam Persidangan :

Dalam organisasi yang melaksanakan sidang, terdapat beberapa macam sidang :

  1. Sidang Pleno
  2. Sidang Komisi
  3. Sidang Paripurna

Sidang pleno adalah sidang pembuka dalam sebuah pertemuan yang biasanya dipimpin oleh Sterring Commitee, sampai pada penetuan Pimpinan Sidang atau Presedium Sidang.

Dalam organisasi, sidang pleno dimulai dengan tata tertib persidangan, pemilihan pimpinan (presidium) sidang, dan penentuan jadwal persidangan, pertanggung jawaban pengurus, peninjauan kembali Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD-ART Organisasi).

Sidang Komisi, dibutuhkan bila terdapat beberapa komisi dalam sebuah persidangan, dimana komisi tersebut, biasanya merupakan penjabaran dari AD-ART atau program kerja perdepartemen.

Sidang komisi akan dipimpin oleh pimpinan komisi yang dipilih sesuai dengan kesepakatan, hasil dari sidang komisi tersebut akan dibawa kedalam sidang pleno sebagai sidang semua komisi.

Sidang Paripurna, merupakan cakupan semua sidang dan pembacaan semua hasil sidang pleno sebelumnya, menjadi satu rangkaian akhir dari sebua pertemuan/persidangan.

Unsur-Unsur Penting  Persidangan :

Adapun unsur-unsur penting dalam sebuah persidangan adalah:

  1. Ruang Sidang
  2. Agenda dan Konten Sidang
  3. Pimpinan Peserta Sidang
  4. Perlengkapan Sidang (Tati, Konsideran, Palu sidang, meja dan kursi)

Istilah Persidangan

Macam-macam Istilah Dalam Persidangan :

  1. Skoorsing adalah penundaan acara sidang
  2. Lobbying adalah penentuan keputusan dengan komunikasi beberapa pihak yang dianggap perlu, pada kondisi tersebut, maka sidang di skorsing.
  3. Voting, jika mufakat tidak tercapai, maka langkah selanjutnya adalah pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.
  4. Peninjauan Kembali (PK): melakukan koreksi atas keputusan yang telah dibuat, hal ini (PK) hanya bisa dilakukan jika ada aturan yang memungkinkan, atau mayoritas peserta sidang menyetujui.
  5. Interupsi adalah memotong orang lain, baik peserta maupun pimpinan sidang, dan interupsi adalah pintu masuk seseorang dalam mengungkapkan atau menyampaikan sebuah pendapat.
  6. Walkout, atau jalan keluar meninggalkan acara, dimana ini terjadi jika peserta tidak setuju dengan hasil keputusan.
  7. Deadlock, merupakan kondisi sidang mengalami kebuntuan atau terkunci. Sehingga tidak sampai pada pengambilan kebutusan. Deadlock terjadi karena kekacauan atau terjadinya konfrontasi diantara peserta.
  8. Konsideran, lembaran yang berisi dasar hukum (konsideran) pengambilan keputusan dan diktum yang merupakan isi sebuah keputusan sidang.

Penggunaan Palu Persidangan

Berbagai macam penggunaan palu sidang

  1. Membuka Sidang
  2. Skorsing Sidang
  3. Menyerahkan dan Menerima Palu Sidang
  4. Menutup Sidang

Aturan Ketukan Palu Sidang terdiri dari:

Jaga baik palu sidang, sebab ketukan sidang, disengaja atau tidak, dianggap sebagai suatu pengambilan keputusan.

Ketukan 1 kali

Hal ini untuk :

  1. Menyerahkan dan Menerima pimpinan Sidang
  2. Teguran terhadap peserta rapat yang melakukan pelanggaran
  3. Menetapkan sebuah keputusan bagian atau point perpoint dalam sidang pleno
Ketukan 2 kali

Untuk ketukan dua kali adalah :

  1. Teguran kedua pada seorang peserta yang melakukan pelanggaran
  2. Skorsing sidang
Ketukan 3 kali

Ketukan 3 kali dilakukan untuk:

  1. Membuka dan menutup sidang
  2. Menetapk sebuah keputusan Sidang Pleno

Tata cara memberi salam dan Ucapan Dalam Penggunaan Palu Sidang.

Contoh Membuka sidang, Klik disini

Contoh Menyerahkan sidang:

Ini biasa dilakukan penyerahan sidang dari pimpinan sidang yang satu kepimpinan sidang berikutnya.

Penyerahan pimpinan sidang dilakukan biasanya antara pleno satu ke pleno berikutnya, atau antara pleno ke paripurna.

Si A sebagai pimpinan sidang berlangsung, sementara si B yang akan menjadi pimpinan sidang berikutnya.

Berikut urutannya proses penyerahan sidangnya:

Si A : Dengan ucapan Alhamdulillahi Rabbil Alamin, Maka pimpinan sidang lama saya serahkan kepada pimpian sidang yang baru.

Si A : (mengetuk Palu) Tok

Si A : Assalamu Alaikum war. Wab.

Si B : Dengan Ucapan Bismillarrahmanirrahim Pimpinan sidang baru saya terima, atau pimpinan sidang yang baru saya ambil alih

Si B : (Mengetuk Palu) Tok

Si B : Assalamu Laikum War. Wab.

Jadi Si B, menerima sidang terlebih dahulu, baru kemudian memberikan ucapan salam.

Demikian artikel tentang keprotokoleran dan macam-macam Persidangan Organisasi yang perlu dipahami bagi penggiat organisasi.

Penulis: Walid

PILIHAN Beritaku

Komentar