RUPS: Pengorganisasi Rapat Umum Pemegang Saham

RUPS atau yang disebut dengan Rapat Umum Pemegang Saham sangat penting adanya dalam sebuah perusahaan karena ini berfungsi sebagai wadah penyampaian suara bagi pemegang saham dan menjadi salah satu faktor yang menentukan arah kebijakan perusahaan

Beritaku.Id, Organisasi Dan Komunikasi – Menurut Undang-undang tentang Perseroan Terbatas, RUPS, adalah organ atau badan yang paling tinggi.

RUPS mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris selama masih dalam dalam kerangka UUPT dan anggaran dasar perusahaan.

Dengan demikian pengorganisasian Rapat Umum Pemegang Saham harus sedemikian rupa sehingga wewenang tersebut dapat di jalankan secara tepat dan efektif.

Dalam perusahaan publik dan emiten, pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham di koordinasikan oleh seorang Sekretaris Perusahaan.

Di dalam Peraturan OJK nomor 35 tahun 2014 tentang Sekretaris Perusahaan di cantumkan tugas-tugas Sekretaris Perusahaan.

Salah satunya adalah membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan.

Dan salah satu tugas perbantuan ini adalah untuk menyelenggarakan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham.

Organ Tertinggi dalam Perusahaan

Hak dan tanggung jawab RUPS, di sertai dengan penetapan dan tata cara penyelenggaraannya harus di atur di dalam Anggaran Dasar Perusahaan. Hanya Direksi yang dapat memanggil RUPS.

Tapi permintaan akan rapat sendiri dapat datang dari para pemegang saham yang di lontarkan kepada direksi. terdiri dari Tahunan dan RUPS lainnya.

RUPS Tahunan

ini di adakan sekali setiap tahun. Tujuannya adalah mempertanggung jawabkan pengelolaan perusahaan oleh Direksi dan pengawasan oleh Dewan Komisaris.

Rapat Umum Pemegang Saham tahunan harus di adakan selambat-lambatnya 6 bulan sejak berakhirnya tahun yang akan di laporkan.

Di dalam Rapat Umum Pemegang Saham Tahuna, semua dokumen dari laporan tahunan harus di sajikan kepada pemegang saham.

Agenda biasa dalam RUPS tahunan adalah pertama-tama tentu mempertanggung jawabkan kegiatan pengelolaan dan pengawasan perusahaan.

Hasil keputusan agenda tersebut adalah menerima atau menolak pertanggung jawaban Direksi dan Dewan Komisaris perusahaan.

Apabila menerima, maka ada pembebasan tanggungjawab yang sering di sebut dengan acquit de charge.

Agenda kedua adalah penggunaan laba bersih perusahaan. Ini hanya ada apabila perusahaan mencatat laba pada tahun buku yang di laporkan. Penggunaan laba bersih dapat berbentuk dividen maupun laba di tahan.

Agenda ketiga biasanya adalah penunjukkan kantor akuntan publik, penetapan remunerasi direksi dan dewan komisaris, dan serta pengangkatan ulang atau perubahan direksi dan komisaris.

^{Baca Juga Beritaku:} Permahi : Pecat Pejabat PLN Yang Korupsi, 2 Instansi Di Datangi

RUPS Luar Biasa

RUPS Luar Biasa dapat di adakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan.

ini di adakan apabila paling tidak 1 (satu) orang yang mewakili 1/10 (sepersepuluh) saham memintanya, kecuali Anggaran Dasar menentukan jumlah lain. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa dapat pula di minta oleh Dewan Komisaris.

Agenda Rapat umum Pemegang Saham Luar Biasa beragam. Termasuk di dalamnya penambahan dan pengurangan modal, akuisisi, merger, dan divestasi. Juga peningkatan utang dan penjaminan aset, pemberhentian direksi atau dewan komisaris. Bahkan untuk membahas rumor yang berkembang di masyarakat. Apapun pun permasalahan yang mengkuatirkan bagi pemegang saham dapat memicu permintaan akan RUPSs Luar Biasa.

Kriteria RUPS yang baik

RUPS yang baik memiliki beberapa kriteria berikut ini:

1. Mengikuti tahapan wajib dalam peraturan atau Anggaran Dasar perusahaan dalam melaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham. Hal ini akan di bahas pada bagian berikutnya.
2. Untuk RUPS Luarr Biasa tersedia alasan pemanggilan yang dapat di terima dan tertulis.
3. Jumlah yang di wajibkan untuk mencapai kuorum hadir dalam RUPS.
4. Di hadiri oleh semua direksi dan dewan komisaris perusahaan.
5. Memiliki prosedur teknis pengumpulan suara. Prosedur itu dapat terbuka maupun tertutup selama mengedepankan independensi, dan kepentingan pemegang saham. Kini teknis pengumpulan suara dapat berupa electronic voting. Perusahaan perlu mempelajari ketentuan teknis dan kepatuhan hukum terkait hal ini.
6. Tersedia kesempatan untuk bertanya jawab antara pemegang saham dan direksi serta dewan komisaris.
7. Semua pemegang saham secara setara berkesempatan membahas untuk setiap agenda sebelum mencapai keputusan.
8. Tersedia risalah hasil rapat yang dapat di akses oleh semua pemegang saham.

^{Baca Juga Beritaku:} Kasus Korupsi PD Parkir Makassar, Eks Dirum dan Dirops Tersangka

Tahapan Wajib

Dalam pengorganisasian RUPS ada tahapan wajib yang harus di patuhi oleh perusahaan. Perusahaan sederhana dan perusahaan publik serta emiten memiliki tahapan yang berbeda. Perusahaan sederhana adalah perusahaan yang memiliki pemegang saham kurang dari 300 pihak.

Tahapan bagi Perusahaan Sederhana

Di dalam UU Perseroan Terbatas termaktub aturan dan tahapan RUPS yang harus di patuhi oleh semua perusahaan.  Tahapan tersebut adalah:

1. Direksi wajib melakukan pemanggilan dalam jangka waktu paling lambat 15 (lima belas) hari terhitung sejak tanggal permintaan penyelenggaraan RUPS di terima. Ini berlaku untuk RUPS Luar Bisa. Bila dalam waktu tersebut Direksi tidak memanggil, maka panggilan dapat di lakukan oleh Dewan Komisaris. Bahkan bila keduanya tidak juga memanggil, maka para pemohon dapat menyampaikannya kepada pengadilan, agar pengadilan yang memanggil RUPS.
2. Pemanggilan di adakan 14 hari sebelum RUPS di laksanakan. Ini berlaku baik untuk RUPS Tahuna maupun RUPS Luar Biasa.
3. Pelaksanaan RUPS
4. Penyampaian risalah hasil RUPS.

Tahapan bagi Perusahaan Publik dan Emiten

Sedangkan tahapan untuk perusahaan publik dan emiten, sebagaimana termaktub dalam UU ini serta peraturan OJK adalah sebagai berikut:

1. Pengumuman bahwa akan ada pemanggilan RUPS, 14 hari sebelum pemanggilan.  Pengumuman harus di lakukan di website bursa serta di minimal 1 (satu) surat kabar dengan peredaran nasional.
2. Pemanggilan RUPS, sama seperti pada perusahaan sederhana. Pemanggilan juga harus di sampaikan di website bursa dan 1 (satu) surat kabar dengan peredaran nasional. Di dalam pemanggilan ini sudah tercantum agenda yang akan di bahas.
3. Pelaksanaan RUPS.
4. Penyampaian risalah hasil RUPS. Ini pun harus di sampaikan di website bursa dan 1 (satu) surat kabar dengan peredaran nasional.

Pengorganisasian RUPS

Sekretaris Perusahaan bertugas untuk mengkoordinsi pengorganisasian Rapat Umum Pemegang Saham, baik tahunan maupun luar biasa. Apa saja yang harus di lakukan untuk melaksanakan RUPS secara efektif sekaligus tepat secara hukum?

Menentukan jadwal

Penentuan jadwal penting khususnya untuk perusahaan publik dan emiten. Ada 3 jadwal yang harus di perhatikan. Tanggal pengumuman, pemanggilan dan pelaksanaan. Caranya adalah dengan menghitung mundur dari tanggal pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham.

Menentukan jadwal tidak selalu hal yang mudah. Biasanya perusahaan publik dan emiten memiliki anggota direksi dan dewan komisaris yang cukup banyak. Sulit untuk menyatukan jadwal di mana mereka semua dapat hadir secara bersama-sama. Hal ini khususnya terjadi pada perusahaan konglomerasi dan perusahaan multinasional yang beberapa di antara anggota direksi dan dewan komisaris mungkin bukan warga negara Indonesia.

^{Baca Juga Beritaku:} DPP-AGINDO, Usut Tuntas Kasus Korupsi Pengadaan PIN Anggota DPRD Bulukumba

Menentukan agenda

Menentukan agenda RUPS tahunan mungkin mudah karena sudah rutin setiap tahunnya. Tapi agenda Rapat Umum Pemegang Saham Luuar Biasa menjadi komplikasi tersendiri. Karena itu menentukan agenda harus di bahas bersama antara direksi dan dewan komisaris serta Sekretaris Perusahaan yang akan menyusunnya menjadi panggilan RUPS.

Setelah semua agenda masuk maka tentukan mana agenda yang lebih cocok untuk masuk RUPS Thunan dan mana yang lebih cocok di dalam Luar Biasa.

Melakukan pengumuman dan panggilan pemegang saham

Setelah jadwal dan agenda di tentukan, Sekretaris Perusahaan dapat melakukan pengumuman dan panggilan pemegang saham. Tentukan surat kabar yang paling cocok dengan karakter dan lokasi perusahaan sehingga lebih banyak pemegang saham yang dapat di kabari. Ini penting untuk memastikan kuorum dapat tercapai.

Mengundang pihak penunjang legalitas

Di dalam perusahaan publik dan emiten, ada beberapa pihak yang menunjang terlaksananya Rapat Umum Pemegang Saham yang baik. Mereka memerlukan undangan khusus karena hanya pemegang saham yang dipanggil. Mereka adalah Notaris, Biro Administrasi Efek, dan Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI).

Fungsi Notaris adalah untuk melegalkan hasil yang telah dicapai di dalam RUPS. Notaris boleh hadir maupun tidak. Kehadiran notaris langsung di dalam RUPS memungkinkan semua peristiwa penting dicatat secara akurat. Termasuk di dalamnya memastikan secara langsung apakah kuorum sudah tercapai atau belum secara hukum.

Biro Administrasi Efek (BAE) adalah pihak yang melaksanakan pencatatan kepemilikan efek perusahaan dan pembagian hak berkaitan dengan efek. Fungsi BAE adalah memastikan bahwa yang hadir adalah benar-benar pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang berhak dan memiliki hak voting di dalam Rapat Umum Pemegang Saham.

Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) adalah Lembaga Penyimpanan dan Penyelesaian yang menyediakan layanan jasa kustodian, artinya menjaga hak setiap pemilik atas efeknya masing-masing. Kehadiran KSEI secara fisik memang tidak wajib. Tapi KSEI-lah yang mencetak Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat Umum Pemegang Saham (KTUR) bagi setiap pemegang saham yang berhak hadir di dalam Rapat. KTUR inilah yang nanti akan diperiksa ulang oleh BAE.

Terkadang untuk mendukung pelaksanaannya, perusahaan juga mengundang konsultan hukum atau auditor eksternal, bahkan penilai publik. Undangan ini tergantung kepada agenda yang akan dibahas di dalam RUPS.

Memastikan Kelengkapan Legal

Sekretaris Perusahaan harus memastikan kelengkapan legal di dalam Rapat Umum Pemegang Saham. Termasuk di dalamnya mempersiapkan prosedur  untuk bertanya, membahas dan voting.

Mempersiapkan laporan dan informasi

Untuk setiap agenda, ada laporan atau informasi yang harus disampaikan. Ini juga harus disiapkan secara matang. Misalnya adalah laporan tahunan, laporan keuangan dan laporan pengawasan. Untuk aksi-aksi korporasi tertentu mungkin laporan penilaian publik dan laporan hukum.

Gladi Resik

Bila dirasa perlu, dapat dilakukan gladi resik bersama Direksi dan Dewan Komisaris yang akan memimpin dan melakukan presentasi di dalam RUPS[RS2] .

Koordinasi dalam Pelaksanaan

Tentu hari-H penting. Koordinasi begitu banyak pihak untuk memastikan kuorum tercapai, semua pihak yang wajib hadir telah siap, semua peralatan berfungsi dengan baik.

Koordinasi kedua dan ketiga

Apabila kuorum pada RUPS pertama tidak terapai, maka Sekretaris Perusahaan harus melakukan perencanaan dan pelaksanaannya yang kedua dan ketiga. Prosesnya adalah pengulangan tahapan-tahapan ini.

Menyusun Risalah Rapat

Tugas terakhir adalah menyusun risalah rapat yang kemudian dijadikan legal dengan akta notaris dan disampaikan kepada pemegang saham.

RUPS Online, Mungkinkah?

Masa pandemi membuat pelaksanaan RUPS menjadi sulit. Mau tidak mau cara secara tradisional khususnya perusahaan publik dan emiten berpotensi mengumpulkan orang banyak di dalam satu lokasi. Karena itu OJK telah menerbitkan peraturan yang memungkinkan Rapat Umum Pemegang Saham dilakukan secara online dan tetap sah.

Peraturan OJK nomor 16 tahun 2020 menyatakan bahwa RUPS secara elektronik adalah pelaksanaan oleh Perusahaan Terbuka dengan menggunakan media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya dengan menggunakan Sistem Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Secara Elektronik atau e-RUPS.

Penyedia e-RUPS adalah KSEI. Programnya bernama eASY.KSEI yang diluncurkan pada 20 April 2020. Program eASY.KSEI digunakan dalam 4 (empat) tahapan: Pengumuman RUPS, Pemanggilan, Pelaksanaan, dan Pelaporan.

Setiap pemegang saham yang memiliki akses terhadap KSEI, dapat mengakses program ini juga. Peserta RUPS akan dapat melihat tata tertib, materi-materi dalam RUPS yang penting dalam mengambil keputusan. Peserta juga dapat berpartisipasi dan berinteraksi, melakukan voting dan memberikan kuasa secara elektronik.

Ke depannya, RUPS online akan terus digunakan untuk memudahkan pelaksanaan RUPS dan memperluas partisipasi pemegang saham dalam RUPS.

 Organisasi.co.id, Beritaku.id, Ojk, Ksei

Galeri RUPS: Pengorganisasi Rapat Umum Pemegang Saham