Komunikasi formal di dalam organisasi terbagi menjadi komunikasi horizontal, diagonal, dan vertikal. Ketiganya memiliki pengertian, tujuan, bentuk dan manfaatnya masing-masing.
Beritaku.id, Organisasi dan Komunikasi -Tiga bentuk komunikasi formal menurut Gibson, dkk. (1997), yaitu komunikasi horizontal, diagonal dan vertikal. Masing-masing memiliki pengertian, tujuan, manfaat dan fungsi yang berbeda.
Oleh: Veronika Ajeng (Penulis Organisasi)
Pentingnya Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
Komunikasi adalah proses penampaian serta penerimaan suatu informasi yang menjadi sumber daya untuk menjaga, memelihara, memajukan serta mengembangkan organisasi secara dinamis sesuai dengan tujuannya.
Di dalam suatu organisasi, keberadaan komunikasi harus terjaga. Komunikasi yang baik akan menghindari kesalahpahaman atau misunderstanding. Fungsi umum dan fungsi khusus komunikasi di dalam organisasi akan
Inilah Fungsi Umum Komunikasi Dalam Sebuah Organisasi
Selain untuk meminimalisir kesalahpahaman, komunikasi di dalam organisasi juga memliki beberapa fungsi umum lainnya antara lain:
- Menyampaikan atau memberikan informasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas atau pekerjaan kepada individu atau kelompok.
- Menjadi ajang untuk menawarkan beragai gagasan dan ide baru serta fakta atau pendapat yang merupakan bagian dari suatu subjek layanan yang tersedia oleh organisasi itu.
- Pembelajaran yang bisa meningkatkan kemampuan individu atau kelompok di dalam organisasi.
- Menentukan posisi, hak, serta tanggung jawab setiap individu di dalam organisasi.
Tiga Fungsi Khusus Komunikasi Dalam Sebuah Organisasi
Fungsi khusus komunikasi dalam organisasi menampakkan hubungan yang erat antara individu dengan kelangsungan organisasi itu sendiri.
Adapun fungsi khusus komunikasi di dalam organisasi, antara lain:
- Mendorong individu di dalam organisasi untuk melibatkan dirinya ke dalam berbagai isu organisasi dibawah perintah pimpinan.
- Membuat individu atau anggota organisasi menangani relasi demi terwujudnya peningkatan produk dari organisasi.
- Mendorong individu atau anggota untuk menangani serta mengambil berbagai keputusan dalam situasi yang ambigu dan tidak pasti.
Baca juga bertaku: 4 Fungsi Komunikasi: Informatif, Regulatif, Persuasif , dan Integratif
Tiga Macam Komunikasi Formal Di Dalam Suatu Organisasi
Bagaimanapun di dalam kehidupan sosial pasti terjalin komunikasi antar sesama. Praktiknya sangat mudah terlihat pada kehidupan sehari-hari dalam organisasi maupun lingkungan kerja.
Pada tahun 1997 Gibson membagi komunikasi formal yang terjadi di dalam organisasi menjadi tiga. Adapun komunikasi horizontal, diagonal dan vertikal termasuk ke dalamnya.
Komunikasi Horizontal: Komunikasi Formal Untuk Rekan Sejawat
Nama lain dari komunikasi horizontal ialah komunikasi mendatar atau meyamping. Dari namanya saja, kita sudah bisa membayangkan jenis komunikasi formal yang satu ini bukan?
Komunikasi horizontal adalah sebuah bentuk komunikasi yang terjadi antara dua belah pihak yang memiliki jabatan, posisi, kedudukan atau eselon yang satu level tingkatannya di dalam organisasi, seperti yang terjadi antara sesama karyawan atau pimpinan.
Contoh komunikasi horizontal dalam organisasi ialah saat mengobrol melalui telepon, rapat komisi serta interaksi saat istirahat.
Apa sajakah Tujuan Komunikasi Horizontal Dalam Organisasi?
Komunikasi horizontal dalam organisasi kerap terjadi begitu saja. Sadar maupun tidak saat melakukannya, komunikasi tersebut menyimpan beberapa tujuan. Adapun tujuan dari komunikasi horizontal, antara lain:
- Untuk melakukan koordinasi atas berbagai tugas.
- Berbagi informasi dalam rangka merencanakan berbagai aktivitas organisasi.
- Membantu penyelesaian masalah yang terjadi antara individu-individu pada level atau jabatan yang sama dalam satu departemen.
- Mewadahi penyelesaian konflik antar individu pada level yang sama namun berasal dari departemen yang berbeda.
- Memberikan dukungan interpersonal.
- Menjamin adanya pemahaman yang sama.
Berbagai Manfaat Komunikasi Horizontal
Penting untuk menjaga hubungan dengan individu atau anggota satu departemen melalui komunikasi yang satu ini. Mengapa demikian? Yuk, lihat empat manfaat dari komunikasi horizontal di bawah ini!
- Membantu individu atau anggota organisasi supaya terbuka dengan individu lain yang levelnya sama
- Menumbuhkan kedekatan emosional antara individu di dalam organisasi
- Meminimalisir masalah yang muncul antara individu dalam organisasi
- Meningkatkan produktivitas individu atau anggota karena bebas dari konflik atau kesalahpahaman
Baca juga beritaku: Komunikasi Dalam Organisasi, Pengertian Menurut Para Pakar
Komunikasi Formal Menyilang: Komunikasi Diagonal
Suatu bentuk komunikasi yang terjadi antara dua belah pihak dari posisi yang berbeda dan tidak berada pada jalur struktur yang sama merupakan pengertian dari komunikasi diagonal.
Apabila digambar dalam suatu bagan, lajur komunikasi diagonal akan memotong rantai atau garis perintah secara menyilang di dalam struktur organisasi. Karena itu sebutan lainnya ialah komunikasi menyilang atau cross communication.
Kemudian komunikasi diagonal hanya terjadi antara dua pihak dari posisi berbeda tapi keduanya tidak terhubung langsung dalam struktur organisasi. Oleh karenanya, komunikasi ini terjadi tanpa rencana dan saat tertentu saja.
Tujuan Penting Komunikasi Menyilang Atau Diagonal
Pelaksanaan komunikasi diagonal dalam organisasi menyimpan beberapa tujuan, antara lain:
- Mendapatkan informasi untuk dasar atau landasan kinerja, tugas dan tanggung jawab untuk semua individu atau jabatan yang ada di dalam suatu organisasi
- Membantu individu dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya
- Sebagai sarana untuk mengirimkan umpan balik atau feedback yang tepat dari pengirim pesan
Manfaat Komunikasi Diagonal Dalam Berorganisasi
Beberapa manfaat dari komunikasi diagonal dalam sebuah organisasi, ialah:
- Membantu pelaksanaan pekerjaan secara efektif oleh individu atau anggota di dalam organisasi
- Memperkenalkan individu di dalam organisasi dengan fungsi dari berbagai jabatan dan keberadaan departemen yang ada
- Mendorong inisiatif kerjasama antar individu di dalam organisasi supaya tujuan komunikasi dan organisasi dapat tercapai
Bentuk-bentuk Komunikasi Menyilang Atau Diagonal
Setelah mengetahui pengertian, tujuan dan manfaat dari komunikasi diagonal, wajib kita pahami bahwa komunikasi digonal terbagi menjadi dua bentuk.
Bentuk pertama adalah komunikasi keatas. Bentuk komunikasi diagonal ini merupakan komunikasi dari pihak atau individu dengan posisi, jabatan atau otoritas lebih rendah ke pihak yang lebih tinggi dari departemen yang berbeda.
Selanjutnya bentuk kedua adalah komunikasi diagonal yang mengarah kebawah. Berbalik adalah bentuk komunikasi dari pihak atau individu yang memiliki posisi, jabatan maupun otoritas lebih tinggi ke pihak yang lebih rendah dari departemen yang berbeda.
Biasanya komunikasi diagonal kebawah mengandung perintah. Meskipun demikian, hubungan kerja antara kedua belah pihak itu tidak diatur secara langsung di dalam hierarki atau struktur organisasi.
Baca juga beritaku: Komunikasi Organisasi: Pengertian, 16 Fungsi, 4 Jenis Arah & Contoh
Komunikasi Vertikal: Komunikasi Formal Untuk Atasan Dan Bawahan
Sangat umum terjadi, komunikasi ini terjadi antara atasan dan bawahan di dalam organisasi.
Vertical Communication atau komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah atau sebaliknya, tepatnya dari pimpinan kepada anggota maupun anggota ke pimpinannya.
Dua bentuk komunikasi vertikal, yaitu vertikal kebawah (downward communication) dan vertikal ke atas (upward communication).
Komunikasi Vertikal Kebawah (Downward Communication)
Bentuk yang pertama adalah komunikasi vertikal kebawah. Komunikasi ini merupakan ragam komunikasi vertikal yang memberikan aliran informasidari pihak dengan jabatan, posisi dan otoritas lebih tinggi ke pihak lebih rendah atau pimpinan ke anggotanya.
Terdapat lima jenis informasi yang biasanya disampaikan melaui komunikasi vertikal kebawah, antara lain:
- Pimpinan memberitahukan cara melakukan suatu pekerjaan, termasuk dalam memerintahkan anggota dalam melakukan suatu tugas atau pekerjaan yang merupakan bagian mereka.
- Pihak dengan otoritas lebih tinggi memberikan dasar pemikiran untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan.
- Pemberitahuan atau evaluasi kerja untuk para anggota atau pegawai.
- Kebijakan serta berbagai praktik yang sudah ada dan atau terlaksana di dalam suatu organisasi.
- Informasi yang bisa mendorong anggotanya untuk melaksanakan tugas atau pekerjaannya.
Ragam Fungsi Komunikasi Vertikal Kebawah
Keberadaan komunikasi vertikal kebawah sangat berguna bagi para jajaran pimpinan organisasi untuk menjaga hubungan dengan bawahannya.Hal ini berkaitan erat dengan fungsi dari bentuk komunikasi tersebut.
Berikut ini merupakan penjabaran dari tiga fungsi komunikasi vertikal keatas.
1. Sebagai media untuk menyampaikan berbagai informasi dari organisasi kepada para anggota
Komunikasi vertikal keatas merupakan media dalam menyampaikan instruksi, persetujuan anggaran, pernyataan kebijakan, variasi standar prosedur operasi, berbagai pencatatan berbagai perubahan, pengumuman, serta pernyataan misi serta ekspresi tujuan dan saran.
2. Wujud motivasi dan dukungan untuk jajaran anggota atau pegawai level bawah
Keberadaan bentuk komunikasi vertikal kebawah dapat digunakan sebagai wadah untuk memberikan berbagai motivasi dan dukungan dari jajaran atas kepada anggotanya.
Alasannya sederhana, motivasi dan dukungan dari pimpinan kepada anggotanya bisa meningkatkan produktivitas mereka.
3. Sarana untuk mewujudkan kolaborasi yang kuat
Terdapat dua kemungkinan yang akan terjadi saat komunikasi kebawah terlaksana.
Pertama adalah komunikasi vertikal kebawah yang bersifat memerintah. Apabila suatu organisasi melakukan komunikasi tersebut dalam bentuk instruksi maka kesimpulannya gaya kepemimpinannya cenderung otokratis.
Kedua adalah komunikasi vertikal kebawah yang memupuk kolaborasi antara pimpinan dan anggotanya. Hal ini bisa jadi terwujud, apabila komunikasi tersebut turut mengalirkan perhatian, dukungan, dan motivasi.
Komunikasi Vertikal Keatas (Upward Communication)
Bentuk komunikasi vertikal yang kedua adalah komunikasi keatas. Komunikasi vertikal ke atas dipandang sangat penting bagi kelangsungan organisasi karena mengalirkan informasi dari anggota atau pihak dengan posisi, jabatan dan otoritas rendah ke pihak yang lebih tinggi.
Biasanya komunikasi vertikal kebawah terjadi saat para anggota menginformasikan pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang sudah selesai, persoalan yang sedang dihadapi serta menyampaikan masukan terkait pekerjaan mereka.
Tiga Fungsi Komunikasi Vertikal Kebawah Dalam Organisasi
Tiga fungsi penting komunikasi vertikal kebawah. Ketiganya akan dibahas satu per satu, sebagai berikut:
1. Mengalirkan informasi dari lapangan ke jajaran otoritas tertinggi dalam organisasi
Fungsi komunikasi vertikal ke bawah yang pertama sangat penting bagi kelangsungan suatu organisasi. Dari para anggota level bawah, organisasi akan memperoleh laporan dari lapangan, pelanggan atau pihak di luar organisasi yang berkaitan dengan produksi barang, jasa dan atau kebutuhan untuk menjaga operasional organisasi itu sendiri.
Agar terlaksana dengan baik, jajaran tinggi organisasi harus memiliki keterampilan untuk mendengar, mengumpulkan umpan balik serta bisa dipercaya. Hal tersebut supaya menghindari adanya budaya diam (culture of silence) dan atau budaya enggan berbagi informasi (culture of silos).
2. Tempat munculnya berbagai ide dan penyelesaian masalah yang baru dan kreatif
Ide yang berguna untuk menyelesaikan masalah bisa jadi akan datang dari jajaran bawah atau orang lapangan. Mereka cenderung memiliki kreativitas yang lebh tinggi dalam menyelesaikan suatu persoalan karena kebiasaannya untuk berpikir praktis dalam menghadapi berbagai masalah yang berhubungan dengan pihak luar.
3. Memantau kemajuan dari para anggota dari jajaran level bawah
Melaui komunikasi vertikal kebawah, para pimpinan bisa mendengar keluh kesah dan masukan dari jajaran level bawah.
Tentu saja hal ini sangat berguna karena pihak dengan otoritas yang lebih tinggi bisa memonitor kinerja serta stress akibat tugas atau pekerjaan yang diberikan sekaligus kemajuan dari mereka.
Itulah jabaran dari komunikasi formal yang ada di dalam organisasi. Baik komunikasi horizontal, diagonal maupun vertikal, ketiganya kerap terjadi dalam suatu organisasi, perusahaan dan atau lingkungan kerja.
Apabila komunikasi formal terlaksana dengan baik, hubungan antara anggota dengan anggota, pimpinan dengan anggota maupun pimpinan dengan pimpinan lainnya akan terjaga dan terpelihara.
