Setiap acara memiliki Susunan. Baik Acara Formal dan Non Formal memiliki batasan waktu. Bagaimana cara mengatur Pembagian Waktu tersebut? Contoh-contoh akan membantu kemahiran dalam menyusun sebuah acara.
Beritaku.id, Organisasi Dan Komunikasi – Setiap acara harus memiliki batasan waktu. Tidak mungkin seseorang membuang 24 jam waktu mereka hanya untuk menghadiri sebuah acara. Acara dengan durasi lama juga sebaiknya memiliki fase istirahat.
Oleh Tika (Penulis Organisasi Dan Komunikasi)
Lantas bagaimana seharusnya pengaturan waktu dalam sebuah acara? Dan apa saja susunan acara yang sebaiknya ada dalam berbagai kegiatan? Berikut ulasannya.
Cara Mengatur Pembagian Waktu Dalam Susunan Acara
Umumnya sebuah acara akan memiliki susunan. Bagian isi dari susunan acara meliputi pembukaan, acara inti, dan penutup.
Untuk bagian pembukaan biasanya tidak bertele-tele. Sedangkan pusat dari sebuah acara adalah pada bagian inti. Di bagian ini akan tebagi-bagi kembali dan menjadi sebuah kesatuan.
Penutup juga tidak akan bertele-tele karena hanya berisi kesimpulan dan akhir kata.
Namun bagaimana seharusnya membagi durasi dalam setiap poin-poin dalam acara? Tentu tidak dapat memutuskan semuanya seorang diri.
Pertama, perhatikan jenis acara yang akan berlangsung. Pada acara-acara hiburan, durasi selama satu jam sudah cukup melelahkan untuk satu jenis penampilan.
Contohnya begini, jika Anda menonton pertunjukan wayang kulit selama lebih dari satu jam, apa yang terjadi? Anda kemungkinan akan merasa lelah, bosan dan lapar.
Contoh lainnya adalah saat menghadiri seminar ilmiah. Anda harus fokus pada materi. Bagaimana jika pembukaan pada acara tersebut terlalu lama?
Apakah fokus Anda masih tetap baik saat pemateri menyampaikan isi seminar?
Jadi sebelum mengatur pembagian waktu acara, maka sebaiknya mengetahui jenis acara terlebih dahulu.
Kedua, mengecek waktu dan tempat acara. Ketika sebuah acara berlangsung di hotel atau tempat-tempat dengan istilah ‘menyewa’.
Maka sebaiknya acara tersebut tidak melebihi waktu yang sudah ditentukan. Pastikan juga hadirin yang datang akan tepat waktu sehingga acara dapat selesai tepat waktu.
Ketiga, mengecek kemungkinan-kemungkinan yang terjadi. Contoh, ketika acara berlangsung dari jam 8 hingga 10. Pembukaan semula adalah jam 8, namun bagaimana jika ada peserta yang terlambat?
Kemungkinan yang lainnya adalah Snack time pada jam 9. Bagaimana jika peserta masih antri untuk mengambil makanan?
Sebaiknya membahas kemungkinan-kemungkinan tersebut dengan Penanggung Jawab acara atau panitia.
Sebaiknya juga meminta pertimbangan dari pengisi acara. Misalnya pada acara pengajian.
Dengan melakukan ceramah selama satu jam, apakah ustad merasa cukup atau terlalu lama? Jadi baik peserta maupun pengisi acara keduanya merasa nyaman.
Baca Juga Beritaku: Pembukaan MC Pengajian, 5 Susunan Acara Formal & Informal Islami.
Perbedaan Dalam Acara Formal Dan Non Formal
Pada acara formal, umumnya akan lebih mudah untuk mengatur alokasi waktu.
Adanya unsur resmi akan membuat peserta berusaha hadir tepat waktu karena pemateri memiliki waktu terbatas.
Berbeda halnya dengan acara tidak formal. Peserta mungkin akan banyak yang datang terlambat.
Waktu penyelesaian acara pun menjadi molor karena ramah tamah yang berkelanjutan.
Biasanya dalam acara tidak formal, pembawa acara akan menutup acara terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke acara bebas.
Hal ini untuk mengantisipasi panjangnya waktu acara. Jumlah peserta yang hadir juga dapat mempengaruhi waktu berjalannya sebuah acara.
Contoh Susunan Acara Dalam Berbagai Kegiatan Formal
Terdapat berbagai acara formal dalam kehidupan sehari-hari. Mulai dari lingkungan sosial hingga pendidikan.
Bahkan dalam sebuah organisasi pun tidak lepas dari acara-acara formal. Kesuksesan sebuah acara adalah tanggung jawab bersama.
Panitia dan penanggung jawab acara memiliki peran lebih penting untuk menyukseskan sebuah acara.
Untuk menghasilkan sebuah acara yang mendekati sempurna, maka sebaiknya pihak-pihak terkait membuat sebuah tema yang jelas.
Mereka juga hendaknya berdiskusi mengenai rencana cadangan. Dengan demikian jika sebuah rencana gagal terlaksana, masih dapat melakukan rencana cadangan.
Contoh-Contoh susunan acara pada kegiatan formal antara lain:
Susunan Acara Perpisahan Sekolah
Sebelum membuat susunan acara, maka tentukan dulu waktu dan tempat pelaksanaannya. Contoh: Perpisahan sekolah kelas XII di Aula Sekolah jam 15.00 hingga jam 17.00 WIB.
Kemudian memastikan pengisi acara. Mereka adalah Kepala Sekolah, Perwakilan guru kelas XII, Perwakilan siswa kelas XII, Pengisi acara hiburan, dan Pembawa acara.
Mulai membuat susunan acara sebagai berikut:
15.00: Siswa dan guru tiba di aula sekolah dan mulai memasuki aula
15.15: Pembawa acara membuka acara
15.20: Sambutan Kepala Sekolah
15.35: Sambutan Perwakilan Guru kelas XII
15.45: Sambutan Perwakilan Murid kelas XII
16.00: Penampilan hiburan sambil menikmati hidangan
17.00: Penutup
Kurang lebih itulah susunan acara untuk perpisahan sekolah. Inti dari acara ini adalah menikmati momen-momen terakhir di Sekolah.
Sehingga acara-acara berupa penampilan rekan-rekan sejawat menjadi poin penting. Tidak hanya itu, adanya live musicatau konser dari penyanyi terkenal menjadi sebuah acara yang menarik bagi para siswa.
Susunan Acara Lomba Mewarnai
Untuk susunan acara pada sebuah lomba, maka perlu memastikan jumlah peserta serta pengaturan tempat bagi peserta lomba.
Panitia juga harus memastikan perlengkapan yang menunjang seperti salinan gambar untuk diwarnai, meja, dan alat pewarna.
Contoh susunan acara lomba mewarnai untuk TK di Balai Kelurahan pada hari Minggu, 24 Januari 2012 jam 09.00-12.00 WIB. Susunannya sebagai berikut.
09.00-09.30 : registrasi peserta
09.30-09.45 : Pembukaan dan teknis lomba mewarnai
10.00-11.30 : Lomba mewarnai
11.30-12.00 : Penutup dan pembagian sertifikat bagi seluruh peserta
Susunan ini jika pada saat lomba mewarnai hanya sekedar lomba dna pembagian hadiah bukan di hari yang sama.
Jika pembagian hadiah dilakukan di hari yang sama, maka waktu pelaksanaan dapat menjadi lebih panjang.
Juri membutuhkan waktu untuk memilih pemenangnya. Di sela-sela waktu tersebut dapat menjadi waktu makan siang dan hiburan.
Contoh; Lomba mewarnai dari jam 09.00-13.00.
09.00-09.30 : registrasi peserta
09.30-09.45 : Pembukaan dan teknis lomba mewarnai
10.00-11.30 : Lomba mewarnai
11.30-12.30 : Istirahat dan makan siang
12.30-13.00 : Pembagian hadiah dan penutup
Panitia perlu memperhatikan kondisi tempat untuk lomba. Anak-anak umumnya tidak menyukai tempat yang pengap.
Mereka juga memiliki fokus yang sangat sebentar. Dengan demikian, sebaiknya memilih tempat yang nyaman dengan sedikit gangguan.
Contohnya balai kelurahan dengan AC memadai dan tempat duduk yang nyaman. Lalu tidak ada pedagang keluar masuk terutama pedagang mainan.
Kesuksesan sebuah acara terutama pada acara anak-anak mengacu pada beberapa aspek termasuk pilihan makanan, pilihan makanan berat, serta kondisi mood anak-anak. Sebaiknya memang tidak dengan durasi yang lama.
Baca Juga Beritaku: Pembukaan MC Menarik, 8 Syarat, Tugas Serta Contoh Susunan Acara
Susunan Acara Pidato 17 Agustus
Pada acara pidato menyambut 17 Agustus, maka susunan acara sedikit lebih praktis.
Tidak memerlukan waktu banyak bagi seseorang melakukan pidato. Mereka hanya perlu maksimal 30 menit untuk melakukannya.
Acara pertama adalah pembukaan yang berisi doa singkat. Lanjut acara kedua adalah sambutan.
Acara ketiga adalah pembacaan pidato. Terakhir adalah penutup dan doa. Lain halnya ketika acara pidato merupakan sebuah acara dengan iringan militer.
Terdapat beberapa poin penting jika menyangkut pihak-pihak militer.
Selain pembukaan dan sambutan, akan ada sebuah acara baris berbaris yang masih merupakan susunan acara pembukaan.
Kegiatan ini merupakan serangkaian dari pembukaan. Contohnya saat upacara 17 Agustus di Istana Negara. Susunan acara tersebut harus lebih jelas dan detail.
Acara pertama adalah pembukaan. Pembina Upacara akan memasuki tempat upacara. Lanjut adanya pembacaan Undang-Undang Dasar 1945.
Acara selanjutnya adalah pengibaran bendera merah putih dengan lagu Indonesia Raya. Pembina upacara akan membacakan proklamasi.
Presiden sebagai pembina upacara akan menyampaikan pidatonya dalam upacara bendera tersebut.
Bahkan langkah demi langkah selanjutnya juga menjadi tugas pembawa acara untuk memandu.
Jika upacara 17 Agusus merupakan sebuah acara di Sekolah, maka pembina upacara adalah Kepala Sekolah. Beliau juga memiliki tugas menyampaikan pidato singkatnya.
Alokasi waktu berkisar 45 menit hingga satu jam sejak memulai upacara hingga selesai. Biasanya para siswa akan merasa singkat atau lamanya sebuah upacara tergantung pidato pembina upacara.
Jadwal Acara Mappaci
Mappaci merupakan prosesi pernikahan adat Bugis. Acara ini mirip dengan siraman yang merupakan prosesi pernikahan adat Jawa dan Sunda.
Dalam pelaksanaannya, Mappaci menggunakan daun pacar. Penyelenggaraannya adalah sehari sebelum prosesi pernikahan.
Tangan calon pengantin wanita akan penuh dengan ukiran daun pacar. Mirip dengan malam Binai, namun Mappaci juga mengharuskan adanya khatam Al-Qur’an saat itu agar bersih jiwa dan raga.
Calon pengantin akan menuju pelaminan. Para pendamping akan menjemputnya dan mengarahkannya untuk duduk di pelaminan.
Ada bantal yang terletak di depan calon pengantin. Makna dari bantal tersebut adalah martabat. Dalam bahasa Bugis memiliki nama mappakalebbi.
Terdapat pula sarung sutra 7 lembar yang terletak di atas bantal. Artinya adalah harga diri.
Pucuk daun pisang berada di atas bantal yang melambangkan kelestarian dan kehidupan yang berkesinambungan.
Di atas pucuk daun pisang terdapat daun nangka berjumlah 7 atau 9 lembar. Maknanya adalah harapan-harapan.
Sebuah piring dengan wenno. Wenno merupakan beras yang melalui proses sangrai hingga mengembang. Artinya adalah sebuah simbol yang berkembang baik.
Lilin dengan makna suluh penerang. Artinya adalah rukun selalu. Kemudian ada daun pacar sebagai simbol kesucian dan kebersihan wanita. Sebagai bahan utama dalam istiadat ini, maka pacci akan disimpan dalam wadah bekeng.
Baca Juga Beritaku: Rundown Acara Resmi: Pengertian, Bentuk, 1 Cara Ringkas Menyusun
Hanya Dari Anggota Keluarga Yang Bisa Meletakkan Daun Pacci
Pada prosesi mappaci, hanya orang-orang dengan keluarga bahagia saja yang boleh meletakkan daun pacci.
Hal ini sebagai harapan agar calon pengantin juga memiliki rumah tangga yang bahagia. Sedangkan untuk orang yang boleh menghias tangan pengantin dengan pacci adalah stratifikasi sosial calon pengantin.
Golongan strata tertinggi berjumlah 2×9, golongan menengah 2×7, sedangkan golongan di bawahnya adalah 1×7 orang atau 1x 9 orang.
Saat malam mappaci, orang-orang yang meletakkan pacci ke atas tangan calon pengantin akan mendapatkan rokok. Pada jaman dulu mereka mendapatkan sirih.
Pemberi pacci akan mengambilnya dan membentuknya menjadi bulat. lalu sebuah daun akan menjadi alas bagi pacci.
Pacci menghias tangan calon pengantin mulai dari telapak tangan kanan lalu lanjut ke telapak tangan kiri. Mengoles pacci tentu dengan iringan doa.
Acara Mappaci sebaiknya memilih hari dan waktu yang longgar.
Begitu banyak pihak terkait sehingga sebelum memutuskan waktu dan tempat sebaiknya meminta pertimbangan pihak keluarga.
